6 sinais de que você precisa otimizar a gestão do seu escritório

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Dificuldades com o relacionamento com os clientes ou com o controle das rotinas jurídicas? Há muitos fatores que indicam que é necessário otimizar a gestão do seu escritório de advocacia. Isso acontece com frequência em negócios que não usufruem da tecnologia como deveriam ou que não possuem organização suficiente. Veja 6 sinais que devem acender o sinal amarelo na cabeça do gestor!

Perda de prazos

A gestão de prazos na advocacia é fundamental para uma prestação de serviços de excelência. Ela faz parte do controle de rotinas nos escritórios e envolve o acompanhamento dos processos. Se ele não é feito de forma eficiente, ocorre a perda de prazo, algo quase imperdoável para os advogados.

Se isso ocorre com frequência no seu negócio, é preciso otimizar a gestão jurídica. Isso pode ser feito por meio de planilhas ou outras ferramentas presentes em dispositivos móveis. Caso queira automatizar tudo isso, utilize um software jurídico.

Dificuldades no fluxo de trabalho

A tarefa do advogado X não foi realizada dentro do prazo, porque o profissional não a recebeu a tempo? Isso significa que o fluxo de trabalho não está otimizado como deveria, o que indica uma falha na gestão jurídica do escritório de advocacia. Um bom fluxo é aquele em que há um controle das tarefas de cada profissional. Cada um sabe exatamente o que fazer e quando fazer.

Se você possui dificuldades no fluxo de trabalho, deve trabalhar com ferramentas que o ajudem a gerir o tempo da etapa de cada tarefa, avaliar as atividades realizadas e outros pontos. Isso também pode ser feito por meio de planilhas, agendas e softwares.

Custos altos com recursos materiais

Em pleno 2018, no meio de uma era altamente tecnológica, se você possui um alto custo com recursos materiais, pode ser um indicativo de falha na gestão jurídica. A tecnologia veio para reduzir os custos com papel, por meio da digitalização de documentos e editores de textos, bem como os custos com pessoal, já que a inteligência artificial, a jurimetria e outras ferramentas aumenta a produtividade da equipe e diminui a necessidade de mais pessoas.

Queda brusca no número de clientes

Qualquer negócio deve ter foco no cliente se almeja o sucesso. Quando esse relacionamento é bom, o escritório de advocacia passa a ter cada vez mais indicações, além de conseguir fidelizá-los. Então, se você tem notado uma queda brusca no número de clientes, que é a peça-chave do seu empreendimento, é preciso ligar o sinal de alerta. É um indicativo de que há algum erro na gestão jurídica no tocante à prospecção e fidelização da clientela.

Indisponibilidade de dados estratégicos

Uma das frentes da tecnologia da informação é manter os dados estratégicos de um negócio sempre disponíveis. Eles são importantes na hora de fechar novos contratos, de traçar o planejamento e de realizar investimentos. Quando eles não estão disponíveis, seja por algum incidente na infraestrutura de TI ou por erro de alguém da equipe, o escritório de advocacia perde muito em competitividade.

Se isso acontece com frequência, é preciso otimizar a gestão jurídica, corrigindo as falhas e criando mecanismos de prevenção de incidentes.

Crescimento abaixo da média

Quando pensamos em um negócio, traçamos um planejamento que, a médio e longo prazo, prevê o crescimento natural. Em um escritório de advocacia, também se aplica essa projeção, já que é esperado que, ao longo do tempo, ele consiga cada vez mais clientes. Desde que o negócio seja estruturado de forma profissional, é possível esperar esse crescimento médio.

Por isso, quando o crescimento fica abaixo da média, o administrador pode pensar que há algo de errado em sua gestão jurídica. Especialmente, ele suspeita que há falhas no controle financeiro. Em geral, está certo.

Pode existir falhas no controle de recebimento de receitas, na administração do capital de giro e em outros pontos. A saúde financeira é a base do crescimento: se ela vai bem, é possível realizar investimentos e crescer. Se não, pode levar ao fim das atividades.

 

 

Quer saber se a gestão jurídica do seu escritório vai bem? Preste atenção nesses 6 sinais que listamos. Se você se identificou com algum deles, é sinal que precisa otimizar a administração do seu negócio. Uma das formas para aprimorá-la é utilizar a tecnologia, quer saber como? Veja nosso post sobre o assunto!