Advocacia ágil: gerando valor e minimizando burocracias

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Na era da hiperconectividade, os profissionais de Direito têm acesso a infinitas ferramentas e estímulos. É possível se perder em meio à tanta informação, motivo pelo qual é preciso ter especial atenção aos fluxos de trabalho. A advocacia ágil aparece neste contexto em que é fundamental inovar, sentir e responder de forma ágil às demandas.

Conheça um pouco mais sobre como a advocacia ágil gera valor e minimiza burocracias em seu negócio jurídico!

O que é gestão ágil e advocacia ágil?

Gestão ágil é um modelo de gestão que se baseia em técnicas e metodologias que tornam o ambiente de uma empresa o mais “livre” o possível. Um de seus pressupostos é descentralizar a tomada de decisões, desconstruindo a estrutura hierárquica e rígida para dar lugar à liberdade na condução dos processos.

Em outras palavras, a descentralização torna o processo mais ágil e fluido e promove o engajamento dos colaboradores e das equipes, pois eles se sentem atores de um projeto, e não meros executores.

Quando falamos em advocacia ágil, estamos abordando a aplicação da metodologia ágil aos escritórios e departamentos jurídicos. E isso é um grande desafio, pois culturalmente o Direito é um meio rígido e conservador. Não à toa, a gestão ágil é sempre ligada às empresas de inovação e tecnologia.

Imagine um escritório de advocacia. Na medida em que ele cresce, começa a se dividir em departamentos. No entanto, essas divisões também geram burocracia e falhas nos fluxos de trabalho. Afinal, há mais informações e profissionais circulando. Se não houver algo para organizar o workflow e adotar a mentalidade ágil, o resultado são os gargalos na geração de valor. Em outras palavras, a entrega final ao cliente será prejudicada.

A advocacia ágil vem, então, com o princípio de mínima intervenção no gerenciamento de projetos. Existem responsáveis por cada tarefa, bem como prazos de execução. A própria equipe cuida de suas prioridades, realiza avaliações sobre o trabalho e, se preciso, refaz o planejamento da etapa subsequente.

Para que isso dê certo, o gestor do escritório de advocacia ou departamento jurídico deverá ter em mente algo estranho a advogados mais antigos: é fundamental reduzir a subordinação e a hierarquia para que exista de fato a advocacia ágil. Falaremos disso adiante.

Como implementar a advocacia ágil em seu escritório ou departamento jurídico?

A implementação de uma gestão ágil passa por diversos pontos que abordam o próprio método, como é o caso das variadas ferramentas de gestão ágil. Veja quais são as 4 principais de forma bastante resumida:

  1. OKRs (Objetivos e Resultados-Chaves): definição de objetivos de curto, médio e longo prazo do escritório de advocacia ou do departamento, bem como das métricas que influenciam e acompanham o progresso até tais objetivos.
  2. Kanban: quadros de trabalho e cartões que facilitam o acompanhamento do progresso de certo projeto e esclarecem a responsabilidade de cada profissional.
  3. Scrum: projetos divididos em etapas cíclicas (sprints), como se fossem pequenas metas para chegar a um resultado final.
  4. Lean: propósito de redução de desperdícios e melhoria contínua.

O melhor método na advocacia ágil é aquele que pode ser implementado naquele momento e que todos os profissionais se engajam com ele. O gestor, que é quem tem a visibilidade sobre todos os pontos da gestão jurídica, deve ter essa clareza na hora de escolher.

No entanto, como estamos falando de como a advocacia ágil pode gerar valor e minimizar burocracias, é fundamental pensar em uma mudança organizacional, mais do que o uso de tais ferramentas.

Veja a seguir algumas práticas indispensáveis para a advocacia ágil.

Invista em seus profissionais

Todos os profissionais em seu escritório ou departamento jurídico são peças-chave para geração de valor. Na advocacia ágil, eles devem ser capacitados para que possam contribuir para os resultados esperados. Mais do que nunca, é preciso dar a eles a chance de crescer e aprender para que realmente consigam tomar boas decisões e se sentirem parte de algo maior.

Isso contribui também para a motivação, algo fundamental para uma entrega de valor.

Tenha times autogerenciáveis e multidisciplinares

Você tem equipes focadas em resultados, com profissionais de diversas áreas que se complementam, com visões e experiências diferentes? Se sim, já tem em mãos algo fundamental para a advocacia ágil.

Times multidisciplinares que sabem exatamente o que deve ser feito (seja qual for a ferramenta escolhida) enfrentam desafios com mais facilidade. Eventuais burocracias são minimizadas com a integração e a comunicação da equipe, bem como com sua característica de tomar decisões com foco no objetivo proposto.

Dê adeus à estrutura hierárquica formal

Um modelo horizontal, de estrutura em rede, em que a conexão entre as pessoas é valorizada, é a base da advocacia ágil. Todos os profissionais devem ter autonomia para tomar decisões em seu campo de conhecimento.

O gestor deve abandonar a estrutura hierárquica formal para que isso aconteça. É, basicamente, partir do pressuposto de confiar nas pessoas, descentralizar as decisões e envolver a equipe nas ações do escritório ou departamento jurídico.

Em outras palavras, a advocacia ágil torna a gestão mais alinhada e compartilhada. Isso reduz bastante as burocracias e o retrabalho, e traz um alto ganho de produtividade. Porém para que isso aconteça, é fundamental ter reuniões periódicas, delegação de tarefas e estabelecimento de prazos.

Neste ponto, um bom software jurídico é uma ferramenta essencial, pois possibilita automatizar certas atividades, dando aos profissionais mais tempo para investirem nas ações estratégicas dos projetos.

Dê autonomia aos colaboradores para que tomem decisões

Um desdobramento da estrutura horizontal é a autonomia dos colaboradores para a tomada de decisões. Você, gestor, precisa confiar no seu time e dar a eles a oportunidade de evoluírem e gerar experiência coletiva.

Da mesma forma que você tenta liberar sua agenda para viabilizar uma atuação mais estratégica e menos operacional, os advogados também desejam isso. Eles querem ter seu trabalho valorizado, e a autonomia é parte fundamental disso. Tenha em mente que uma equipe independente e autônoma poupa muito tempo e burocracia.

Dessa maneira, todo o negócio poderá gerar mais valor ao cliente.

Ouça seu cliente

Se estamos falando em geração de valor por meio da advocacia ágil, é preciso pensar no foco de qualquer negócio: o cliente. Assim como seus colaboradores, os clientes são peças fundamentais para manter seu negócio vivo e produtivo.

Por isso, escute-os, compreenda suas dores, seus anseios, e aceite sugestões e críticas construtivas. É a maneira de entregar o melhor resultado. A advocacia ágil vem para dar lliberdade na condução dos processos, de modo que todos tenham mais tempo para fazer uma melhor entrega. Mas como saber o que é a melhor entrega sem a opinião de quem a recebe?

Implemente uma cultura de experimentação

Por fim, outro importante pilar organizacional da advocacia ágil é a cultura de experimentação. Os erros acontecem em qualquer negócio, e é a partir deles que aprendemos os melhores caminhos. É por meio da experimentação que evoluímos, certo?

Em estruturas descentralizadas e horizontais, o gestor deve ter maior capacidade de aceitar erros se deseja evoluir e inovar. Por isso, esteja aberto às falhas e busque compreendê-las para melhorar. Esteja aberto a feedbacks e melhorias nos processos, porque podem ser importantes na hora de escolher o melhor caminho.

A advocacia ágil pode ser implementada em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos para gerar valor e minimizar burocracias. Existem pilares organizacionais importantes, como pontuamos, mas também métodos e ferramentas, como o software jurídico, que fazem parte da gestão ágil.

Veja como escolher o melhor software jurídico para seu negócio!

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