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Quantas soluções de tecnologia aliada à gestão você utiliza no seu escritório de advocacia? Você sente que elas funcionam para a organização dos processos internos, para prestar um melhor atendimento ao cliente e para otimizar seus resultados?
Sem dúvidas, a tecnologia pode ser uma grande aliada na advocacia. As inovações a serviço dos advogados podem trazer benefícios para o negócio e para as pessoas envolvidas.
No entanto, muitos escritórios de advocacia ainda relutam em adotar soluções tecnológicas em sua gestão, seja por desconhecimento dos benefícios que essas ferramentas podem trazer ou por receio das mudanças que acompanham a implementação dessas inovações.
Neste artigo, apresentaremos dez motivos convincentes para que o seu escritório de advocacia aproveite as vantagens da tecnologia aliada à sua gestão. Veremos como a ela pode melhorar a eficiência, a produtividade, a segurança das informações, a colaboração interna, a tomada de decisões embasadas em dados e o atendimento ao cliente.
Vamos lá!
Motivo 1: Eficiência e produtividade aprimoradas
A automação de tarefas é uma importante forma pela qual a tecnologia aliada à gestão impulsiona a eficiência jurídica. Softwares jurídicos com soluções automatizadas podem ser utilizados para simplificar tarefas repetitivas e demoradas, como busca por publicações em Diários Oficiais, monitoramento, classificação, gerenciamento e delegação de tarefas, criação de peças e documentos jurídicos e protocolo manual e individual. Essa tecnologia pode oferecer funcionalidades que fazem todas essas atividades citadas anteriormente de maneira automática, reduzindo significativamente a interferência humana, a redução de erros e, consequentemente, liberando os profissionais jurídicos para se concentrarem em atividades de maior valor agregado, como análise legal estratégica, tomada de decisões e relacionamento com clientes.
Motivo 2: Acesso rápido e seguro às informações
Bem sabemos que uma das principais funções da gestão jurídica envolve lidar com uma grande quantidade de informações sensíveis e confidenciais. Diante disso, uma das melhores soluções tecnológicas é aquela que garante que esses dados sejam armazenados de forma segura e acessíveis apenas às pessoas autorizadas. Uma alternativa para isso é por intermédio de armazenamento na nuvem. Essa tecnologia permite que as informações dos clientes e do escritório fiquem digitalizados e seguros, podendo ser acessados remotamente de qualquer lugar e a qualquer momento. Por fim, outra vantagem da eliminação de pilhas de documentações físicas é a possibilidade de restrição de quem pode acessar cada informações, o que garante ainda mais segurança à operação.
Motivo 3: Melhor colaboração e comunicação interna
Os escritórios de advocacia muitas vezes têm equipes dispersas geograficamente, além de lidar com uma grande quantidade de documentos e informações compartilhadas entre diferentes membros da equipe. A tecnologia aliada à gestão proporciona ferramentas de colaboração e comunicação eficazes, como plataformas de compartilhamento de arquivos, softwares de gerenciamento de processos e mensagens instantâneas, facilitando a troca de informações e a cooperação entre os membros da equipe, independentemente de sua localização física. Além disso, outra importante tecnologia são as ferramentas de workflow. Ter um fluxo de trabalho bem definido e, melhor, automatizado -que atribui tarefas instantâneas aos membros da equipe – permite que todos estejam alinhados pelo mesmo objetivo e ainda garanta transparência para o gestor sobre os procedimentos.
Motivo 4: Análise de dados e tomada de decisões embasadas
Com a tecnologia aliada à gestão, é possível coletar, armazenar e analisar uma grande quantidade de dados relevantes para a gestão de um escritório de advocacia. Isso inclui informações sobre o desempenho financeiro, a eficiência operacional, o tempo gasto em diferentes tarefas e a satisfação do cliente. Ao analisar esses dados, os gestores podem identificar áreas de melhoria, tomar decisões embasadas e implementar estratégias para otimizar o desempenho do escritório.
Motivo 5: Melhoria no atendimento ao cliente
A tecnologia aliada à gestão também desempenha um papel fundamental na melhoria do atendimento ao cliente. Ferramentas como chatbots, atendimento por videoconferência e sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) permitem que os advogados se comuniquem de maneira mais eficiente e rápida com seus clientes, fornecendo respostas e informações relevantes de forma ágil. Além disso, a automação de tarefas rotineiras libera tempo para que os advogados possam se dedicar a um atendimento mais personalizado e de maior qualidade.
Motivo 6: Jurimetria
Com o avanço tecnológico, as normas e sua aplicação passaram a ser vistas como dados valiosos para a tomada de decisões no mundo jurídico. E é neste contexto que aparece a jurimetria. De acordo com a Associação Brasileira de Jurimetria (ABJ), a jurimetria pode ser genericamente definida como “a estatística aplicada do Direito”.
Em outras palavras, é possível compreender processos e fatos jurídicos a partir de modelos estatísticos. Os advogados que utilizam essa tecnologia aliada à gestão conseguem entender melhor os posicionamentos dos tribunais e contribuem para o desenvolvimento de instituições mais adequadas à realidade social.
Motivo 7 : Acompanhamento das tendências e inovações do setor
O setor jurídico está em constante evolução, com novas leis, regulamentos e precedentes sendo estabelecidos regularmente. A tecnologia permite que os escritórios de advocacia se mantenham atualizados e acompanhem as tendências do setor. Por meio de softwares jurídicos com monitoramento legislativo e atualizações automáticas, os advogados podem receber notificações sobre mudanças relevantes em tempo real.
Uma das importantes tecnologias que está ganhando a cena no mundo jurídico é a inteligência artificial. Ela permite que um computador aprenda a pensar como um humano a partir das atividades e ações nele executadas. Quanto mais ações, mais ele aprende mais. Na gestão do escritório de advocacia, ela pode aparecer de diversas maneiras, como:
– Machine learning (“aprendizado da máquina”): a partir da coleta de dados por meio de algoritmos, a solução determina ou prevê algo. O aprendizado da máquina é constante, o que a leva a raciocinar de forma próxima à mente humana. É seu software de pesquisa, capaz de identificar, reunir e abstrair argumentos, conceitos e leis, e de analisar documentos (doutrina, artigos, jurisprudência e legislação).
– Chatbot: robô de comunicação automatizada voltado para o aprimoramento do relacionamento com o cliente. Sabe quando você inicia uma conversa pelo site da loja e vai clicando nas respostas desejadas? É o chatbot, ferramenta que pode interagir com seu cliente para direcioná-lo de forma mais assertiva para o advogado mais indicado. Essa ferramenta vem ganhando ainda mais espaço com a popularização de ferramentas de aprendizado guiado, como o famoso ChatGPT.
Perceba que todas as soluções de inteligência artificial podem proporcioná-lo uma grande economia de tempo. Já parou para pensar quanto tempo você ou seu estagiário gasta para fazer uma pesquisa de jurisprudência? Sem dúvidas, as soluções de IA deixarão seus profissionais com mais tempo disponível para as atividades estratégicas.
Motivo 8: Redução de erros e aumento da precisão
A tecnologia aliada à gestão pode desempenhar um papel crucial na redução de erros e na melhoria da precisão em diversas tarefas jurídicas. Por exemplo, softwares para advogados que realizam pesquisa jurídica permitem o acesso rápido a uma vasta quantidade de informações legais, evitando erros de interpretação e proporcionando embasamento para a tomada de decisões. Além disso, a automação de processos por meio de sistemas especializados pode reduzir erros humanos em tarefas como a elaboração de documentos legais, contratos e petições, garantindo maior precisão e qualidade nos serviços prestados.
Motivo 9: Economia de tempo e recursos financeiros
A tecnologia pode otimizar o fluxo de trabalho e economizar tempo precioso para os profissionais do escritório de advocacia. Por exemplo, a automação de tarefas rotineiras, que citamos acima, como o preenchimento de formulários padronizados e o acompanhamento de prazos processuais, permite que os advogados dediquem mais tempo a atividades estratégicas e de maior valor agregado. Além disso, a implementação de sistemas de gerenciamento de documentos e processos agiliza a localização e recuperação de informações relevantes. Isso resulta em uma gestão mais eficiente dos recursos financeiros do escritório, evitando gastos desnecessários com retrabalho, armazenamento físico de documentos e outros custos associados ao gerenciamento tradicional.
Motivo 10: Preparação para o futuro
Por fim, utilizar soluções tecnológicas na gestão do escritório de advocacia é fundamental para se preparar para o futuro. O mundo está em constante transformação e a tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante em todos os setores, incluindo o jurídico. Ao adotar ferramentas inovadoras, como inteligência artificial, blockchain e automação de processos, os escritórios de advocacia estarão se posicionando de forma competitiva e garantindo sua relevância no mercado. Além disso, estarão preparados para lidar com as demandas dos clientes, que cada vez mais esperam um atendimento eficiente, rápido e tecnologicamente avançado.
Portanto, ao considerar a adoção de soluções tecnológicas na gestão do escritório de advocacia, é importante analisar os benefícios que elas podem trazer para a eficiência, produtividade, segurança, colaboração, tomada de decisões, atendimento ao cliente, jurimetria e acompanhamento das tendências do setor. Além disso, a tecnologia proporciona uma economia de tempo e recursos financeiros, além de preparar o escritório para o futuro. Ao aproveitar essas vantagens, os escritórios de advocacia estarão se posicionando de forma estratégica e garantindo seu sucesso em um ambiente jurídico cada vez mais tecnológico e competitivo.
Por isso, concluímos que a tecnologia aliada à gestão do escritório de advocacia não serve somente para a organização dos processos internos, apesar de isso já ser incrível! Outras soluções podem trazer maior resultado para seu negócio, como IA, contratos inteligentes, jurimetria e plataformas de acordo.
Escolha as melhores tecnologias para o seu escritório de advocacia!
