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Lidar com prazos, satisfação do cliente, estudo dos casos, atualização das legislações. Já são tantas atividades que circundam o dia a dia dos advogados que é até difícil imaginar um cenário mais simplificado para a rotina de escritórios de advocacia. Por isso, os grandes escritórios de advocacia vêm investindo em tecnologia a cada dia mais. É de consenso geral que as ferramentas tecnológicas popularizadas nas últimas décadas se tornaram imprescindível para se manter ativo no mercado competitivo e evitar contratempos para as operações. No entanto, o que muito ainda não perceberam é que a tecnologia vem evoluindo, e junto a isso as suas soluções estão ficando mais robustas. Só o Excel já não é mais eficiente para o gerenciamento eficaz dos dados do escritório. É preciso de mais agilidade, mais produtividade, mais segurança. Mais automação.
Mesmo assim, o que vemos é que muitos ainda não possuem uma organização automatizada de tarefas, ações e processos, e o gestor jurídico depende de pessoas para gerir o fluxo das informações dentro do escritório. Diante desse cenário, além da operação estar sofrendo com perda de tempo e recursos, isso causa sérios problemas do andamento do escritório.
Conheça 6 problemas enfrentados pelos escritórios de advocacia devido à falta de automação!
Perda de tempo
Identificar a perda de tempo que um escritório de advocacia pode estar sofrendo por falta de automação é uma tarefa simples. Vamos começar pensando assim:
- Quantas horas sua equipe perde fazendo busca por publicações em diários oficiais?
- Quantas pessoas da sua equipe são responsáveis por realizar a elaboração de peças processuais?
- Quanto tempo leva para encontrar informações sobre os processos em um sistema desorganizado?
Principalmente quando inserimos esses questionamentos no cenário de uma operação que lida com uma grande base de processos, provavelmente o resultado são longa somas de horas destinadas para essas atividades repetitivas que, mesmo sendo relevantes, não representam valor final para o escritório. O tempo do advogado deveria estar destinado a tarefas de maior valor agregado, mais estratégicas e que não possa ser substituída por uma máquina.
Dentre as atividades mais comuns na gestão de um escritório de advocacia, podemos citar o controle financeiro (fluxo de caixa), acompanhamento processual e de prazos, pesquisa de doutrina e jurisprudência, e outras. É possível perceber que todas elas possuem um caráter burocrático, repetitivo, por ser constante no escritório.
Por isso, o profissional responsável por elas destinará boa parte do seu tempo para executá-las, dia após dia. Essa perda de tempo, especialmente diante da falta de automação, retira o advogado ou gestor de atividades mais essenciais.
Baixa produtividade
Considerando a perda de tempo evidente para um profissional que lida com a falta de automação no escritório de advocacia, é fácil imaginar que ele também não será produtivo. E se, ao invés de buscar publicações, definir prioridades, delegar tarefas, monitorar prazos, elaborar documentos, fazer protocolo o advogado pudesse, simplesmente… advogar?
É aí que entra o impasse da produtividade. Apesar de passar o dia inteiro realizando tarefas (que poderia ser realizadas de modo mais rápido e fácil com a automação), o advogado sente que não está rendendo o suficiente, e nem o escritório.
Em um mundo onde resultados são importantes e norteiam as ações e investimento das empresas, não há espaço para improdutividade. Baixa produtividade representa má alocação de recursos e estagnação do crescimento. Além disso, quando a produtividade é baixa, os processos internos podem se tornar mais lentos e ineficientes, levando a atrasos na conclusão dos casos e no cumprimento de prazos legais. Isso pode levar a insatisfação dos clientes, impactando negativamente a reputação do escritório e diminuindo a possibilidade de fidelização e aquisição de novos clientes.
Perda de informação
Sem um sistema automatizado, é muito comum que documentos importantes sejam extraviados, principalmente quando tratamos de documentos físicos.
A digitalização é o primeiro passo para a segurança das informações. Pastas e mais pastas com papéis não apenas ocupam um espaço desnecessário como também colocam em risco de extravio, roubo e acidente documentos cruciais para a operação jurídica de um escritório. Por isso, para uma advocacia que preza pelo crescimento e quer ter sucesso no cuidado com as suas informações, é preciso aderir ao armazenamento digital, ou, ainda melhor, o armazenamento em nuvem.
A partir desse primeiro passo, é possível aproveitar das vantagens da automação para a segurança dos documentos. Por meio da automação, é possível criar sistemas de gerenciamento de documentos que classificam e armazenam todas as informações de maneira sistemática e de fácil acesso. Isso permite que os advogados encontrem rapidamente os documentos necessários, evitando perdas de tempo e garantindo que os arquivos importantes estejam sempre ao alcance quando necessários.
Desorganização
Além da perda de tempo, baixa produtividade e perda de informação, a falta de automação ainda acarreta desorganização no escritório de advocacia. Dividir e organizar tarefas sem o auxílio de ferramentas tecnológicas é uma dor de cabeça para o gestor e para os próprios advogados.
Como vimos acima, um dos principais problemas é a dificuldade em localizar documentos quando são necessários. Sem sistemas de gerenciamento de documentos automatizados, os arquivos podem estar espalhados em pastas físicas, em servidores de rede ou em e-mails, tornando a recuperação das informações um processo demorado e frustrante. Além disso, a desorganização pode levar à perda de documentos importantes, comprometendo o trabalho e prejudicando a defesa dos interesses dos clientes.
Outro aspecto da desorganização é o controle de prazos. Em meio a uma grande quantidade de processos e atividades, é fácil perder o controle das datas limites para a apresentação de petições, recursos ou outros documentos judiciais. Sem um sistema automatizado para lembrar e acompanhar os prazos, o escritório corre o risco de perder prazos críticos, o que pode acarretar em prejuízos aos clientes e na reputação do escritório.
Dificuldades na prospecção e fidelização de clientes
A falta de automação causa problemas na comunicação interna e isso dificulta bastante o relacionamento com o cliente. Como já dito, a perda de informação sobre a movimentação do processo ou sobre uma audiência, assim como uma possível diligência que depende do cliente, pode quebrar a confiança existente com o advogado.
Além disso, a baixa produtividade, bem como o gasto de tempo dos advogados em atividades operacionais, pode gerar a negligência de tarefas que buscam a aquisição e fidelização de clientes. Quem está cuidando da base de clientes quando tantos advogados estão voltados para elaboração manual de relatórios, honorários, peças processuais e protocolos?
É muito comum, no cenário sem automação, que os advogados deixem as estratégias de relacionamento com o cliente de lado para conseguir cumprir todas as demandas manuais e operacionais necessárias. Mas, o cliente não deveria estar em primeiro lugar? Além de perder um cliente, o escritório deixa de garantir novas indicações, que só vêm com a excelência na prestação de serviços advocatícios.
Prejuízos para o crescimento
A ausência da organização automatizada dos processos internos em um escritório de advocacia causa muitos prejuízos para o crescimento do negócio. A desorganização e a perda de tempo fazem com que o gestor não consiga reunir informações estratégicas suficientes para utilizar indicadores e métricas. Eles são um termômetro fundamental para saber as falhas, o que possibilita trabalhar na correção delas.
Sem os dados necessários, é impossível registrar as tarefas realizadas, o histórico de movimentação processual, as metas alcançadas. Sem esse registro, o gestor não consegue ter controle sobre a qualidade do serviço. O resultado é sempre a dificuldade de crescer e desenvolver.
Muito mais do que perda de tempo, um escritório de advocacia enfrenta problemas cruciais para seu negócio com a falta de automação. É preciso adotar soluções que automatizem as tarefas internas para que o serviço prestado seja cada dia mais eficiente e de qualidade.
O que pode ser automatizado na advocacia?
Só há uma solução para resolver os problemas citados acima em um escritório de advocacia: aderir à automação! Essa tecnologia exclui do escopo do advogado tudo aquilo que não representa valor final à operação. Então, vamos descobrir quais as atividades na rotina dos advogados que podem ser automatizadas:
Gerenciamento de documentos: Automatizar o gerenciamento de documentos permite a organização, categorização e armazenamento de arquivos de forma eficiente. Isso facilita o acesso rápido às informações necessárias e evita a perda de documentos importantes.
Controle de prazos: O uso de sistemas automatizados de controle de prazos permite que advogados e equipes recebam lembretes e notificações sobre datas importantes, garantindo que nenhum prazo seja perdido ou esquecido.
Monitoramento de processos: Qualquer atualização sobre os processos é feita de maneira automática através de ferramentas com monitoramento. Assim, a automação permite que as informações fiquem centralizadas e disponíveis para os advogados e gestores sem necessidade de conferência constante.
Criação de relatórios: Alguns sistemas integram e disponibilizam diversos dados sobre informações operacionais do escritório, isso permite que, de maneira automática, sejam criados relatórios personalizados com informações necessárias. Essa funcionalidade permite que os dados relevantes sejam coletados sem a necessidade de inserção manual, poupando tempo e evitando erros humanos.
Elaboração de peças processuais: Embora a redação de peças processuais envolva habilidades jurídicas específicas e criatividade, muitas das informações e estruturas contidas nessas peças podem ser padronizadas e automatizadas. Com a utilização de softwares específicos para automação de documentos, os advogados podem criar modelos de peças processuais personalizadas e pré-formatadas, que incluem cláusulas padrão, trechos jurídicos comuns e formatação adequada.
Comunicação com clientes: Utilização de respostas automáticas ou chatbots para responder a perguntas frequentes dos clientes e fornecer atualizações sobre seus casos.
Automação de e-mails: E-mails padrão ou de rotina podem ser automatizados para agilizar a comunicação interna e externa.
Fluxo de trabalho: Automatizar processos internos, como aprovação de documentos, encaminhamento de tarefas e colaboração entre membros da equipe, melhora a eficiência operacional. Além disso, é possível encadear e criar eventos assim que uma tarefa foi completada, dessa maneira, nenhuma etapa fica travada e a operação se torna mais fluida.
Gerenciamento financeiro: Ferramentas de automação financeira auxiliam no controle de fluxo de caixa, faturamento, cobranças e gestão de honorários. Dessa maneira, qualquer atualização sobre os processos reflete, automaticamente, nos relatórios financeiros. Isso permite maior facilidade e transparência para o gestor que lida com as finanças do escritório.
Assinatura eletrônica: Utilização de assinaturas eletrônicas para agilizar a formalização de documentos e contratos.
A melhor solução: Software de gestão jurídica para a automação
O software jurídico é a melhor solução de automação para escritórios de advocacia devido às diversas funcionalidades que oferece para otimizar o trabalho e melhorar a eficiência da equipe. Em primeiro lugar, softwares jurídicos mais robustos e com as melhores soluções, como o CPJ-3C, oferecem um workflow automatizado, permitindo que os escritórios gerenciem todos os processos e tarefas de forma centralizada e organizada. Isso garante que cada etapa seja cumprida adequadamente e evita a perda de prazos ou informações importantes.
O CPJ-3C foi eleito 3 vezes o software jurídico mais utilizado do Brasil, e, por meio da automação, é responsável pelo gerenciamento de 11 milhões de processos tramitados no país. Além do workflow, o sistema de elaboração de peças é uma das características-chave desse software jurídico. De maneira automática, os advogados podem criar modelos personalizados de peças processuais, incluindo cláusulas padrão, formatação adequada e informações específicas de cada caso. Isso agiliza significativamente o processo de redação, economizando tempo e garantindo a consistência na elaboração dos documentos.
A busca automática por publicações é outra funcionalidade valiosa do CPJ-3C. Com acesso a bancos de dados jurídicos e diários oficiais, o sistema automatizado pode pesquisar e filtrar informações relevantes em tempo real. Isso proporciona aos advogados informações atualizadas e embasadas para fortalecer seus argumentos e fundamentar suas peças processuais.
A inteligência artificial (IA) também desempenha um papel importante no software jurídico. Através de algoritmos avançados, a IA é capaz de classificar e categorizar automaticamente as publicações encontradas, facilitando a localização rápida e precisa das informações necessárias para cada caso dentro do CPJ-3C. A partir disso, a automação do encadeamento inteligente de tarefas pode organizar e priorizar as atividades da equipe, atribuindo tarefas relevantes a cada membro de acordo com suas especialidades e disponibilidade. Isso promove uma distribuição equilibrada de trabalho e evita sobrecarga de alguns profissionais.
Por fim, o protocolo automático é uma característica essencial para escritórios de advocacia, que garante que prazos sejam cumpridos de forma pontual e evitando erros humanos. Dessa forma, o CPJ-3C, com automação da publicação ao protocolo, oferece uma abordagem completa para a seu escritório de advocacia. Essas funcionalidades proporcionam uma maior eficiência, organização e qualidade nos serviços prestados pelos escritórios. Isso permite que os advogados concentrem mais tempo em atividades estratégicas e atendimento aos clientes.
