8 dicas para gerenciar seu escritório de forma estratégica

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Está sem tempo para ler? Experimente ouvir a narração desse artigo e assim poder gerenciar seu escritório. Aperte o play!

Prazos, processos, clientes, pessoal, finanças. Há tantos aspectos em um escritório de advocacia que uma gestão de excelência depende de muita expertise. Mas há algumas dicas simples que podem ajudá-lo a gerenciar de forma estratégica em seu escritório.

Confira!

#1 Tenha uma gestão financeira exemplar

A gestão financeira exemplar é que te dá base para ter um escritório de advocacia bem-sucedido. Para tanto, você precisa controlar o fluxo de caixa, saber o custo fixo do seu negócio e sua margem de lucro em cada negociação, bem como a porcentagem dos honorários advocatícios que cobre custas processuais e despesas com clientes.

Esses são apenas alguns pontos de uma boa gestão financeira, porque você também precisará de diretrizes para realizar a cobrança de honorários advocatícios.

E para realizar tudo isso, não basta saber usar o Excel ou as tabelas do Google, porque há grandes chances de falha. E quando seu escritório crescer? Será possível utilizá-las para uma boa gestão? Certamente não. O interessante é ter ferramentas tecnológicas para controle financeiro. Por quê?

Pois, o controle financeiro é uma das formas de viabilizar o crescimento do negócio. O CPJ-3C, por exemplo, possibilita esse controle ao dar ampla visibilidade sobre:

  • Custas e honorários
  • Depósito recursal e judicial
  • Fluxo de caixa
  • Contas a pagar e a receber
  • Contratos, e muito mais.

Ele está diretamente integrado com o controle de processos.

#2 Faça uma boa gestão do tempo

Quanto tempo você gasta para realizar determinada tarefa? Os profissionais estão sobrecarregados ou ociosos? Foi possível executar todas as atividades que você planejou para a semana?

Todas essas perguntas dizem respeito à gestão do tempo. O gestor de um escritório deve se organizar de forma eficaz, de modo a se manter produtivo dia após dia. Da mesma maneira, deve também ter ciência sobre a relação de seus profissionais com o tempo.

Ter um timesheet no escritório pode ser excelente para fazer essa gestão e manter um alto nível de produtividade. Caso não tenha, é muito provável que a gestão do tempo em seu escritório de advocacia ou departamento jurídico seja realizado de uma forma braçal.

#3 Elimine tarefas repetitivas

Diretamente conectado à gestão do tempo e à produtividade, eliminar tarefas repetitivas é essencial em um escritório. É uma forma de administração estratégica ao gerenciar seu escritório, porque os profissionais passam a realizar tarefas importantes. Nada de buscar atualizações nos sites dos tribunais ou alimentar planilhas. Tudo isso pode ser assumido pela tecnologia.

Quando isso acontece, além da possibilidade de erros humanos, perde-se muito tempo. Por isso, automatize essas tarefas burocráticas e aproveite melhor seus profissionais em atividades mais estratégicas. Eles se sentirão mais valiosos e motivados, sem dúvidas.

#4 Controle o que acontece no escritório

O controle sobre os processos internos de um escritório é essencial para uma atuação estratégica na advocacia. O gestor deve saber o que acontece no negócio, realizando controle de prazos e de responsabilidades.

A delegação de tarefas, quando feita de maneira correta, é uma grande aliada da produtividade. Com profissionais cientes do que deve ser feito e quando isso deve ser executado, a prestação de serviços é mais qualificada. Resultado: mais lucro para o escritório. Em outras palavras, profissionaliza a gestão de tarefas e o trabalho em equipe!

#5 Aperfeiçoe o relacionamento com o cliente

O cliente é o centro de qualquer negócio, e na advocacia não é diferente. Se você pretende gerenciar seu escritório de forma estratégica, coloque seus clientes em 1º lugar. Se você realizar bem seus processos internos, sua rotina fica mais tranquila e com menos gargalos. Isso significa ter mais tempo para estar à disposição dos clientes e informá-los sobre seus processos.

Se o atendimento é uma prioridade na sua gestão, o cliente terá uma maior percepção de valor dos seus serviços. Com o fortalecimento do vínculo, há maior chances de fidelização e, consequentemente, de lucro.

#6 Planeje o crescimento do escritório

Com um negócio bem-organizado, o crescimento se dá de forma natural e sustentável. Mas é preciso crescer de forma estratégica, e isso depende diretamente de planejar o crescimento. E como fazer isso?

  1. Faça um planejamento estratégico do crescimento, planejando investimentos, novas contratações, receitas, pontos de retenção etc.;
  2. Defina metas reais, alcançáveis, específicas e mensuráveis, com prazos bem definidos;
  3. Alinhe e capacite sua equipe para o crescimento por meio de uma comunicação transparente para engajá-la com as estratégias.

 

#7 Adote ações que preparam seu escritório para crescer

Por fim, após planejar o crescimento do escritório, coloque seu plano em prática. A expansão das atividades sempre será uma dica fundamental para gerenciar seu negócio de forma estratégica, porque qualquer empreendedor quer crescer.

Então, se você já sabe o plano, execute-o! Veja algumas etapas para fazer seu escritório crescer:

  • Automatize atividades repetitivas para que os profissionais sejam mais produtivos e se dediquem a tarefas intelectuais e criativas;
  • Adote métodos de aquisição de clientes, como o marketing jurídico, o networking e as parcerias com outros escritórios;
  • Monitore as metas traçadas, pois as ações precisam dar resultados;
  • Tenha a excelência como um norte para a prestação de serviços.

#8 Realize treinamentos do sistema que o utiliza no escritório

Os treinamentos são uma dicas importante da implementação guiada do software jurídico. Eles variam em quantidade e duração, dependendo de fatores, como tamanho do escritório, perfil do cliente e do implementador, e número de horas contratadas.  

O implementador precisa ter muita sensibilidade para fazer esses ajustes de treinamentos, porque eles devem ser completamente direcionados para o perfil e necessidades do cliente.  

Essas dicas que desenvolvemos para gerenciar seu escritório de forma estratégica colocam seu negócio em uma rota de crescimento sólido. Basicamente, elas envolvem o uso de tecnologia para otimizar toda a atividade e ter mais tempo para os clientes.

Qual delas você já adota em sua gestão jurídica?

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