Como Escolher o Melhor Software Jurídico

Escolher o melhor software jurídico pode ser um dos principais desafios quando se está buscando uma gestão eficiente. Com a crescente importância da tecnologia no direito, o software certo para escritórios e departamentos jurídicos representa melhoria na produtividade, na gestão de processos e, além disso, no impulsionamento de resultados financeiros do seu escritório. Por isso, a melhor escolha deve levar em conta se essa ferramenta se adapta a sua operação, cria fluxos de tarefas, automatiza processos e garante segurança aos seus dados.  

Vamos entender melhor a importância de um software para operações jurídicas e quais os principais critérios para tomar a decisão certa para o seu negócio  

1 – Ferramentas de monitoramento de processos 

Uma das principais competências dos advogados é a busca por processos em sites de Diários Oficiais. Por isso, ao escolher um software jurídico, o mínimo que se espera é que essa atividade seja automatizada e tarefas manuais passem a ser assumidas pela tecnologia.  

Por esse motivo, o melhor software jurídico disponibiliza, entre suas funcionalidades, robôs de automação que monitoram as publicações e as importam diretamente para o seu sistema. Essa ferramenta é essencial para otimizar a rotina do advogado, reduzindo tempo, evitando perda de prazos e garantindo a eficiência das operações jurídicas.  

2 – Inteligência artificial na classificação de processos  

Outra funcionalidade importante de se analisar é se o sistema já está adaptado com ferramentas de inteligência artificial. Sendo essa a maior aposta para a tecnologia nos próximos anos, um software jurídico também deve apresentar soluções inteligentes para a gestão de processos. Um exemplo dessa utilização é a inteligência artificial atuando para classificar automaticamente processos. Essa funcionalidade permite que, assim que uma ação entre no sistema, a interface inteligente leia o documento e classifique de acordo com o tipo de processo. Com essa classificação automática, o próprio software já direciona o processo para uma esteira de tarefas posteriores. 

Os melhores softwares jurídicos já estão adaptados com essas tecnologias que representam otimização para a gestão de processos, bem como a adaptação para a advocacia do futuro. 

3 – Fluxo de trabalho colaborativo 

Trabalho em equipe é sempre um dos desafios de todos os gestores. Definir um fluxo de tarefas e monitorá-las pode comprometer grande parte de sua rotina. Portanto, quando for escolher um software jurídico, não dá para não considerar as soluções para trabalho colaborativo. Os sistemas mais robustos apresentam recursos automáticos como definição de prazos, encadeamento de tarefas entre os membros da equipe e transparência no fluxo de tarefa para o gestor. Na prática, isso significa que, cada membro da equipe possui atividades definidas dentro do software e, assim que uma etapa do processo for concluída, a pessoa responsável pela próxima tarefa no fluxo de trabalho é acionada e torna-se responsável pela atividade. 

Softwares jurídicos com fluxos de trabalho – também chamados de workflow– são ótimos porque permitem ao gestor visualizar toda a jornada do processo dentro do sistema, sem necessidade de atribuir tarefas rotineiramente. Além disso, essa funcionalidade é essencial para o gerenciamento de controladorias jurídicas, que precisam administrar toda a parte de gestão de escritórios ou departamentos. Dessa forma, a área consegue, de maneira facilitada, monitorar e visualizar em que etapa está o processo, quem está responsável e qual o próximo passo.  

 4 – Usabilidade do sistema 

Uma boa usabilidade em um software jurídico é importante para que os usuários possam utilizar todas as funcionalidades de forma eficiente e eficaz. Por isso, é importante que o software jurídico tenha vários recursos, como campos de busca e filtros, que vão agilizar as tarefas e facilitar a vida dos usuários.  

5 – Valores e custo-benefício 

Ao avaliar os preços, é necessário se basear no custo-benefício do produto. Isso porque, os melhores softwares jurídicos podem ter um custo mais alto, porém disponibilizam mais funcionalidades e soluções tecnológicas.

Dessa maneira, o que se deve avaliar aqui é o custo do produto comparado ao retorno que ele te proporciona. Softwares mais baratos, que acabam colocando em xeque a segurança da sua operação e te fazem perder prazos, podem gerar ainda mais custo para o escritório ou departamento jurídico.

As melhores opções são aquelas que, com as soluções de aumento de produtividade e otimização operacional, geram mais lucro para seu escritório e suprem os custos do software.  

6 – Garantia de segurança 

A segurança é um dos principais pontos ao considerar um software jurídico. Advogados lidam diretamente com dados sensíveis dos clientes e do escritório e precisam de garantia que eles serão protegidos. Por isso, verifique se o software oferece criptografia de dados, backups regulares e armazenamento em nuvem. Armazenamento de documentos em papéis e pastas nos escritórios pode representar um risco para os dados, por esse motivo que o backup em nuvem é fundamental. Além disso, os melhores softwares jurídicos devem possuir a funcionalidade de controle de acessos. Isso é fundamental para que o gestor possa restringir ao que cada membro da equipe tem acesso no sistema e garantir a privacidade e segurança das informações.  

7 – Integração com outros sistemas 

São vários os fatores que interferem em uma gestão jurídica de sucesso e as tecnologias estão sendo criadas e aperfeiçoadas a todo momento para atender a demanda do mundo do direito. 

O software escolhido precisa ser capaz de se integrar facilmente com outros sistemas jurídicos, como por exemplo sistemas de cobrança e recuperação de créditos. 

8 – Produção automatizada de documentos  

No campo do direito, a eficiência e a precisão na produção de documentos são elementos cruciais para a prática jurídica bem-sucedida. Com o avanço da tecnologia, os softwares jurídicos têm desempenhado um papel fundamental ao oferecer recursos automatizados, como a produção de documentos por meio da inteligência artificial. Essa solução representa o aumento da produtividade do escritório como um todo, além de redução de erros.  

Essas aplicações simplificam e otimizam a criação de documentos, dos mais simples aos mais complexos. Contratos, peças processuais, propostas, procurações e atos societários podem ser automatizados, de forma a serem criados com base em um questionário inteligente. 

9 – Controle financeiro 

Um advogado moderno possui muitas atribuições na sua rotina de trabalho, porém, administrar as finanças não precisa ser uma delas. Sobre o sistema de gestão, é importante considerar a sua eficiência no controle financeiro dos processos.

Hoje em dia, o melhor software jurídico possui não somente soluções de gestão de processos judiciais, mas também de recursos financeiros como cálculo de honorário, correções de valores baseados em índices econômicos, envio de boletos e controle de horas trabalhadas.  

 10 – Suporte ao cliente 

Contratar um produto e ter que correr atrás de um atendimento eficaz para qualquer pequeno problema é uma dor de cabeça que pode ser evitada. Por isso, desde a implementação até para dúvidas da rotina, a empresa contratada deve dispor uma área especializada para dar suporte ao cliente.  

Então, a melhor opção de software jurídico é aquela que não apenas disponibiliza meios de comunicação para dar suporte ao seu cliente como também permite acesso a esse canal dentro da própria plataforma. 

11 – Especialização na migração de dados 

A migração de dados é um processo complexo, mas um bom software para advogados já está adaptado para lidar com essas situações. Antes de escolher o software jurídico, deve verificar se a empresa possui  um time especializado e um gestor de projeto que fará uma migração eficiente e segura.

O diagnóstico do escritório, análise de cenário, proposta de migração e suporte de qualidade são alguns passos que empresas de software jurídico que se importam com a segurança do cliente devem seguir.  

Além disso, não existe forma melhor de identificar o melhor software em migração do que averiguar os cases de sucesso que a empresa já possui. Verificar como foi o processo, se tiveram sucesso na transferência dos dados e qual o tempo que levou para completar o projeto.

 12 – Reputação do software no mercado  

Ao escolher um software jurídico, um passo que não pode ficar de fora é a reputação do fornecedor no mercado. Para isso, é fundamental considerar a história da empresa, a qualidade do suporte ao cliente e as avaliações de outros clientes.  

 13 – Relatórios e análise de dados 

Um bom software para advogados deve oferecer recursos de relatórios e análise de dados para ajudar o escritório ou departamento jurídico a tomar decisões informadas. Veja se o software oferece relatórios personalizados e análise de dados para fornecer informações valiosas para gestores e equipes. 

 14 – Personalização  

Ao escolher um software jurídico, é fundamental ter um sistema escalável e capaz de crescer com o seu escritório ou departamento jurídico. Muito dos softwares de gestão jurídica são engessados e não permitem a evolução das operações.

Por esse motivo, o melhor software jurídico apresenta soluções de personalização de acordo com a realidade de uma determinada advocacia. Essa escalabilidade diz respeito a criação de campos no sistema, nomenclatura de categorias, criação de fluxos de trabalho customizados e implementação de robôs de automação. Tudo configurado para atender às necessidades específicas de cada negócio.  

 15 – Teste ou demonstração 

Por fim, antes de tomar uma decisão final, é preciso verificar se o software apresenta disponibilidade para realizar uma demonstração ou teste. Essa etapa é crucial para avaliar como o sistema funcionará em sua operação jurídica, como a equipe interagirá com ele e quaisquer problemas potenciais que possam surgir.

Então ao escolher o melhor sistema, certifique-se de que ele ofereça uma equipe especializada em apresentar o software, tirar dúvidas e até te mostrar um diagnóstico para sua gestão jurídica.  

Dessa maneira, seguindo esses passos, é possível fazer uma escolha informada e adquirir a melhor solução para as necessidades do seu escritório ou departamento jurídico. 

Por que escolher o melhor software jurídico? 

A escolha do melhor software jurídico é fundamental para maximizar os proveitos da tecnologia alinhada ao direito. Com ele, você simplifica e otimiza processos internos, reduz o tempo e o esforço para realizar atividades rotineiras e burocráticas, reduz custos operacionais e melhora a qualidade do serviço prestado aos clientes.

Em contrapartida, a escolha de um sistema inadequado pode trazer diversas consequências negativas para uma operação jurídica, tais como: 

Baixa produtividade e eficiência: Um software jurídico que não atende às necessidades do escritório ou departamento jurídico pode dificultar o trabalho dos advogados e reduzir a produtividade. Isso pode levar a atrasos nos prazos, aumento dos custos operacionais e insatisfação do cliente. 

Problemas de conformidade: Se o software jurídico não cumprir os padrões de segurança e privacidade de dados, pode haver riscos de violação de conformidade. Isso pode levar a multas, ações legais e danos à reputação do escritório ou departamento jurídico. 

Perda de dados: Um software jurídico que não é confiável ou que não é atualizado regularmente pode resultar na perda de dados importantes e sensíveis do cliente. Isso pode levar a processos judiciais, perda de negócios e danos à reputação do escritório ou departamento jurídico. 

Incompatibilidade com outras ferramentas: Se o software jurídico escolhido não for compatível com outras ferramentas usadas pelo escritório ou departamento jurídico, pode haver problemas de integração e transferência de dados. Isso pode levar a erros, atrasos e ineficiências no fluxo de trabalho. 

Ou seja, a escolha de um software jurídico inadequado pode ter consequências negativas significativas para uma operação jurídica, incluindo baixa produtividade, problemas de conformidade, perda de dados, incompatibilidade com outras ferramentas e custos excessivos. É importante fazer uma escolha cuidadosa e considerar com atenção as necessidades e requisitos do escritório ou departamento jurídico antes de investir em um software jurídico. 

Qual o software jurídico mais utilizado do mercado? 

Os 20% de todos os processos tramitados no Brasil são geridos em um único software jurídico, CPJ-3C  eleito 3 vezes, o software mais utilizado do Brasil pela Intelijur.

Com suas diversas funcionalidades e recursos avançados, ele é uma escolha ideal para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de médio e grande porte que buscam aumentar a produtividade e eficiência.

Veja o que faz do CPJ-3C o software ideal para operações jurídicas: 

• Classificação de publicações através de inteligência artificial;
• Automação de tarefas via workflow;
• Parametrizações de acordo com as regras do negócio, cliente ou carteira;
• Encadeamento inteligente de eventos, permitindo mais autonomia para a operação;
• Business Intelligence como apoio na tomada de decisão;
• Relatórios adequados de acordo com as demandas da operação;
• Agendamento de relatórios com disparo automático de e-mail; 
• Módulo financeiro integrado ao processual;
• Módulo de contratos para gerenciar informações relativas à contratação de serviço e faturamento;
• Robôs de automação que auxiliam no monitoramento, protocolo, importações, alimentação de sistema e exportações; 
• Leitura de publicações nos diários de justiça; 
• Acesso remoto com as principais informações da operação a qualquer momento. 

Como resultado de todas essas funcionalidades, unindo tecnologia às demandas advocatícias, o CPJ-3C representa o aumento de 30% na produtividade das operações jurídicas.

Economize tempo e recursos valiosos, aumentando a eficiência do escritório ou departamento jurídico como um todo e direcionando esforços para aquilo que realmente importa: advogar.