Como ter uma controladoria jurídica eficiente?

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A controladoria jurídica está presente em grandes escritórios de advocacia ao redor do mundo. Apenas com essa informação, você já deve imaginar qual é sua importância, certo? E pode estar se perguntando como ter uma controladoria jurídica eficiente.

Com um software jurídico. Veja!

#O que faz uma controladoria jurídica e como ela funciona?

A controladoria jurídica é uma equipe estratégica para a advocacia. Ela é responsável por fornecer suporte à área técnica jurídica. Isso envolve segurança da informação e otimização da gestão jurídica como um todo. Dentre suas atividades, podemos mencionar:

  • Controle de agenda de compromissos;
  • Entrada e saída de documentos;
  • Publicações de processos;
  • Diligências;
  • Audiências.

Na realização dessas atividades, essa equipe também deverá analisar os resultados da prestação de serviços advocatícios. A partir da análise desse trabalho administrativo que rodeia a atividade-fim, poderá propor ações para aumentar a produtividade do seu escritório.

Em termos de estrutura, podemos pensar que o nível estratégico é comandado unicamente pelos sócios. Abaixo deles, temos o nível gerencial, onde se inclui a controladoria jurídica. Ao lado da controladoria, temos o setor administrativo-financeiro e o técnico (jurídico propriamente dito, com advogados e assistentes jurídicos).

A controladoria será formada por outros funcionários e estagiários, que serão responsáveis pelo nível operacional.

#Por que devo ter uma controladoria jurídica?

A controladoria jurídica é fundamental para lidar com os aspectos administrativos que não dizem respeito à atividade jurídica em si. Até por isso, muitos a consideram uma parte do Legal Operations. Seu objetivo é deixar o advogado com tempo para se dedicar unicamente às atividades nas quais é imprescindível.

Por que um advogado deveria gastar tempo com processos internos e fluxos de tarefas enquanto poderia se preparar para uma audiência? Essa é a ideia da controladoria jurídica: com um software jurídico, a equipe automatiza certas atividades e contribui para que os profissionais atuem de maneira estratégica.

Podemos, assim, elencar alguns motivos para você ter uma controladoria jurídica:

  • Ela é um investimento, pois organiza o trabalho técnico do profissional, assume as tarefas burocráticas e o deixa livre para ser produtivo em atividades estratégicas;
  • Ela traz organização ao lançar informações no software jurídico, como cadastro de clientes, informações, processos e documentos;
  • Ela traz produtividade ao utilizar um software de gestão, pois o advogado sabe exatamente onde encontrar os dados;
  • Ela controla os prazos processuais e faz o agendamento de compromissos, organizando todo o fluxo de trabalho;
  • Ela analisa os resultados do escritório por meio de relatórios gerenciais, contribuindo para a tomada de decisões.

#Como ter uma controladoria eficiente?

Uma controladoria eficiente é aquela que consegue executar tudo isso que acabamos de falar e que motivam sua adoção.

Basicamente, ao cuidar das tarefas burocráticas e administrativas que não exigem conhecimento técnico, confere maior organização e produtividade. Por isso, traz mais receita e provoca a redução de custos, se tornando também uma vantagem competitiva para a advocacia.

Veja a seguir 3 pontos que tornam a controladoria jurídica eficiente:

  1. Organização e produtividade: a equipe lança informações no software jurídico, realizando cadastro de clientes, processos, documentos e informações. Com isso, permite o rápido acesso dos profissionais e organiza a rotina e o fluxo de trabalho. Ao controlar prazos processuais e agenda de compromissos, confere mais produtividade ao serviço jurídico e à gestão.
  2. Diferencial competitivo: a partir da organização e da produtividade nos processos internos, a eficiência do escritório aumenta. Ou seja, ocorre a otimização do uso de recursos financeiros e humanos. Consequentemente, há aumento de receita e maior vantagem competitiva do escritório no mercado.
  3. Análise de resultados: uma controladoria jurídica eficiente também faz análise dos resultados do escritório. Com relatórios gerenciais, consegue dar subsídios à tomada de decisões e à criação de metas e estratégias voltadas para o crescimento do escritório.

#Utilizando um software jurídico

Para tornar a controladoria jurídica eficiente, é importante adotar um bom software jurídico, mas qual escolher? A atuação da equipe de suporte à área técnica precisa ter um sistema para otimizar o fluxo de tarefas. O CPJ-3C, por exemplo, apresenta um workflow que gera precisão no fluxo por meio da padronização dos procedimentos internos.

O software também facilita a execução de tarefas básicas, como cadastro de informações e pesquisa automatizada de jurisprudência. Ele também auxilia na geração de relatórios a partir da extração de dados.

Para ter uma controladoria jurídica eficiente, o uso de tecnologia é fundamental. Essa equipe é muito importante para a advocacia e pode ampliar os resultados de um negócio.

Que tal começar escolhendo um bom software jurídico para aprimorar a atuação da controladoria?

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