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Ter um escritório sob controle é a maior tarefa de um gestor, pois dela derivam todas as outras. Para tanto, é preciso considerar alguns critérios, como o tipo de liderança desejável, a atribuição adequada de tarefas, a compreensão da equipe sobre suas responsabilidades, e a automação da gestão jurídica.
Com tantas tarefas, alguns pontos essenciais para o sucesso do escritório de advocacia ficam negligenciados, como o relacionamento com o cliente. Muitos gestores acreditam ser impossível ter uma boa gestão e investir nessa relação. Mas saiba que é, sim, possível. E adiante demonstramos como fazer isso.
Melhore a gestão do escritório de advocacia
Uma boa gestão é a melhor forma de ter o escritório sob controle e dar atenção aos clientes. Mas essa não é uma atribuição fácil para o gestor. Ele deve entender todos os processos internos, o fluxo de tarefas e atividades de todos os profissionais, prezar pela comunicação entre as equipes e muito mais.
Para facilitar essa gestão, é importante que ele tenha clareza de tudo que pode ser delegado e o que deve permanecer consigo. Melhorar a gestão e manter o escritório sob controle envolve lideranças, responsabilidades, gestão de tarefas e automação.
Identifique as lideranças
Em escritórios de advocacia de médio e grande porte, existem inúmeros profissionais. A organização das equipes é fundamental para otimizar a gestão. E isso depende muito das lideranças. O líder é aquela pessoa capaz de engajar e unir os profissionais em torno de um objetivo comum. Assim, o trabalho fica alinhado às metas e ao propósito do escritório.
Por isso, se o gestor quer manter o escritório sob controle, é preciso identificar as lideranças e se alinhar com elas. Certamente, a produtividade aumenta e sobrará mais tempo para outras tarefas essenciais, como o relacionamento com o cliente.
Defina responsáveis para as tarefas
Para ter o escritório sob controle, o gestor deve se reunir com as lideranças para discutir sobre a delegação de tarefas e, consequentemente, a definição dos responsáveis por elas. Cada profissional desempenha determinadas atividades e, se tudo correr bem, apresenta os resultados desejados.
Há tarefas rotineiras e eventuais, e isso também deve ficar claro. A chance de essa dinâmica funcionar é grande se houver organização e controle por parte do gestor e dos líderes. Se cada um sabe sua responsabilidade, é possível chegar no ponto que o escritório “caminha sozinho”. Isso só acontece se todos estiverem alinhados com propósitos comuns.
Alinhe as equipes
Com o auxílio dos líderes, o gestor do escritório de advocacia não precisará dedicar todo o seu tempo disponível para alinhar as equipes. Esse alinhamento em torno da situação de cada atividade é fundamental para o sucesso do negócio.
Cada profissional deve entender, com precisão, o prazo de cada tarefa e evento. Assim, é possível estabelecer prioridades de ação. Os advogados e demais trabalhadores também devem compreender os critérios para definir o que priorizar. Urgência é um deles.
Alinhar as equipes é manter a comunicação coerente, evitando margem para dúvidas.
Invista em um software jurídico
Atualmente, é inviável manter um escritório sob controle sem automação. As soluções tecnológicas potencializam a gestão e tornam o trabalho mais produtivo, promovendo ótimos resultados para o negócio. E a ferramenta mais utilizada e eficiente é o software jurídico, desenvolvido exclusivamente para a rotina da advocacia.
Ele otimiza a gestão em todos os pontos citados até o momento. A delegação e o controle das atividades demanda menos esforço e se torna mais eficaz. As equipes trabalham com mais facilidade, e gestor tem mais controle sobre os status das tarefas.
A ferramenta ainda possui alertas de prazos, registro de eventos e compromissos, agenda e outras funcionalidades que garantem o bom trabalho e a organização da rotina. Ou seja, um sistema completo que reúne funções essenciais para manter o escritório sob controle. Além disso, por ser voltado ao universo jurídico, um bom software tem funcionalidades de gestão de casos e processos, controle financeiro e atendimento ao cliente.
Um escritório sob controle é sinônimo de tempo para o cliente. Não é preciso escolher entre um e outro.
Separe um tempo para o relacionamento com o cliente
Com a rotina organizada e o escritório sob controle, é possível realizar todas as tarefas relacionadas à prestação de serviços jurídicos e ao atendimento ao cliente. Não é preciso priorizar um ou outro. Afinal, se o cliente não é prioridade em um negócio, não há perspectiva de sucesso.
O gestor que se coloca no lugar do cliente consegue compreender a importância de manter uma boa relação. Cada pessoa que procura o escritório possui angústias a serem resolvidas. Empatia, atenção e cuidado é o mínimo que um advogado deve ter na hora de atendê-lo.
Mas isso não se restringe à primeira reunião. Para conquistar e fidelizar o cliente, é necessário investir nesse vínculo. É o chamado follow up, que mantém a excelência no atendimento.
O cliente deseja ter informações sobre seus processos para saber o status da demanda. Quer se reunir com seu advogado para tratar sobre outra possível causa. É preciso ter tempo para tudo isso. A qualidade no atendimento é um grande diferencial competitivo. A atenção ao cliente é estratégia.
Não é possível negligenciar essa relação devido à falta de tempo. Ao contrário, é preciso estruturar todas as atividades para manter o escritório sob controle e ter tempo para atender bem ao cliente.
O software jurídico também é uma ferramenta que auxilia em todas as etapas, desde a prospecção até a fidelização. Ele contribui para manter a relação entre advogado e cliente sempre ativa, já que os dados pessoais e processuais estão centralizados em um só lugar. A ferramenta pode, por exemplo, dar acesso restrito aos clientes sobre as atualizações a respeito de seus processos. No mesmo sentido, pode ser configurada para enviar automaticamente um e-mail sempre que houver algum andamento.
Ter o escritório sob controle e dar atenção aos clientes é algo complementar. Um escritório de advocacia de sucesso depende necessariamente dessa relação. Por isso, o gestor deve otimizar a gestão jurídica para que tenha tempo suficiente para tratar de seus clientes.
