Legal Operations viabilizando a transformação digital na advocacia

Com o mercado atual exigindo cada vez mais qualificação de seus profissionais e a transformação digital já atuando como realidade, um dos setores que vem ganhando cada vez mais tração no mundo todo é o de Legal Operations, o qual está viabilizando a transformação digital nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

Cenário atual

O mercado está cada vez mais saturado, o profissional do direito vive uma realidade de alta competitividade. Por isso, estar atualizado com o cenário digital é uma forma de enfrentar as muitas barreiras de iniciar e manter a carreira na advocacia. O advogado, além de especialista do direito, precisa compreender os desafios e as oportunidades que a transformação digital impõe.

A transformação digital e a advocacia 4.0, são temas que têm trazido muitos benefícios para a gestão jurídica. É importante ter em mente que a transformação não irá substituir o advogado. Este novo contexto tem a função de proporcionar agilidade e controle sobre demandas operacionais, permitindo que o profissional atue plenamente dedicado a suas funções mais relevantes, que exigem criatividade e técnicas jurídicas atreladas a prestação de serviços.

Escritórios tradicionais e profissionais renomados, que antes tinham suas resistências frente as tecnologias, já perceberam que ao não adaptar-se gera um alto risco, e portanto é inadmissível não contar com ela inserida na rotina. É certo que o seu concorrente mudará e naturalmente te forçará a mudar também. A regra do mercado é a evolução.

O que é Legal Operations? 

Legal Ops, também conhecido como Legal Operations, refere-se às atividades e processos relacionados à gestão e operações do departamento jurídico de uma organização. É uma área que combina elementos de gestão, tecnologia, processos e estratégia para otimizar o desempenho do departamento jurídico e melhorar a eficiência e eficácia dos serviços legais. 

As equipes de Legal Ops são responsáveis por uma variedade de tarefas, como: 

• gestão de orçamento e recursos; 
• contratação e supervisão de fornecedores externos; 
• implementação de tecnologia jurídica; 
• desenvolvimento e melhoria de processos internos; 
• gestão de dados e informações legais; 
• conformidade regulatória; 
• gerenciamento de riscos. 

O objetivo principal do Legal Ops é transformar o departamento jurídico em uma função estratégica dentro da organização, fornecendo suporte eficiente e eficaz às necessidades legais do negócio. Ao adotar práticas de Legal Ops, as empresas buscam aumentar a transparência, reduzir custos, melhorar a produtividade, mitigar riscos legais e tomar decisões informadas com base em dados. 

O campo de Legal Ops tem crescido rapidamente nos últimos anos, impulsionado pela necessidade de as empresas lidarem com questões legais cada vez mais complexas, lidarem com grandes volumes de dados legais e buscarem maior eficiência operacional. A função de Legal Ops pode variar em diferentes organizações, dependendo do tamanho, setor e necessidades específicas da empresa. 

É importante reforçar que, assim como na controladoria jurídica, o profissional atuante na área de Legal Operations não precisa ter formação jurídica. É muito comum, por exemplo, encontrarmos formações em administração, contabilidade e engenharia. Isso acontece porque o valor principal que o profissional agrega ao setor é por meio de habilidades com foco em eficiência, resultado e gestão. 

Porém, embora haja algumas semelhanças entre Legal Operations e Controladoria Jurídica, existem diferenças significativas em termos de foco e responsabilidades. Enquanto a primeira refere-se às atividades e processos relacionados a estratégias de gestão do departamento jurídico, analisando de maneira integral os fluxos da operação. Do outro lado, a controladoria jurídica é uma função específica dentro do departamento jurídico que se concentra no controle e monitoramento de documentos e informações legais, atuando especificamente na gestão interna da operação. Ou seja, ambas são importantes para o funcionamento eficiente do departamento jurídico, mas têm objetivos e responsabilidades diferentes. 

As 12 competências do Legal Operations 

As 12 competências de Legal Operations são uma série de áreas de atuação que abrangem diversos aspectos do gerenciamento e eficiência dos departamentos jurídicos de uma organização. Essas operações visam melhorar a eficácia, eficiência e o valor agregado do departamento jurídico, alinhando-o com os objetivos estratégicos da empresa. A seguir, vamos conhecer como atuam cada uma dessas competências:  

1. Gestão financeira: refere-se à administração dos recursos financeiros do departamento jurídico ou escritório de advocacia, incluindo orçamentação, planejamento, controle de custos, análise de investimentos e relatórios financeiros. 
2. Planejamento estratégico: envolve a definição de metas, objetivos e estratégias para o departamento, alinhando-os com os objetivos gerais da organização. Isso inclui o desenvolvimento de planos de longo prazo, a avaliação de riscos e a identificação de oportunidades. 
3. Operações práticas: diz respeito à gestão cotidiana das atividades jurídicas, como a gestão de contratos, gestão de litígios, conformidade legal, resolução de disputas, entre outros. 
4. Treinamento e desenvolvimento: foca no aprimoramento das habilidades e competências dos profissionais jurídicos por meio de treinamentos, programas de desenvolvimento e mentorias, a fim de garantir uma equipe jurídica bem preparada e atualizada.
5. Gestão de firmas e fornecedores: envolve a seleção, contratação e gerenciamento de escritórios de advocacia e outros fornecedores de serviços jurídicos, garantindo uma relação de trabalho eficaz e eficiente. 
6. Modelos de prestação de serviço: refere-se à definição de modelos e estratégias de entrega de serviços jurídicos, como a internalização de certas atividades jurídicas, uso de recursos externos, adoção de tecnologia, entre outros.
7. Gestão do conhecimento: diz respeito à captura, organização e compartilhamento de informações e conhecimentos jurídicos dentro do departamento, visando aprimorar a colaboração e a eficiência no trabalho jurídico. 
8. Tecnologia: envolve a adoção e implementação de soluções tecnológicas para melhorar a eficiência e a produtividade do departamento jurídico, como softwares de gestão de contratos, automação de processos, inteligência artificial, entre outros. 
9. Gerenciamento de projetos e programas: refere-se à aplicação de princípios de gerenciamento de projetos no trabalho jurídico, permitindo o planejamento, execução e controle eficazes de projetos jurídicos complexos. 
10. Governança da informação: envolve a definição de políticas e práticas para o gerenciamento de informações jurídicas, incluindo a segurança, privacidade, retenção e descarte adequado de dados e documentos jurídicos. 
11. Otimização e saúde da organização: diz respeito à melhoria contínua das operações jurídicas, por meio da identificação e implementação de melhores práticas, eficiência operacional, controle de qualidade e avaliação de desempenho. 
12. Business Intelligence: envolve a coleta, análise e interpretação de dados jurídicos e informações relevantes para a tomada de decisões estratégicas no departamento jurídico e na organização como um todo. 

Essas 12 operações são fundamentais para garantir a excelência operacional do departamento jurídico, alinhando-o com os objetivos e necessidades da empresa, promovendo a eficiência e a inovação no trabalho jurídico. 

Vantagens da Legal Operation para a advocacia 

As áreas de Legal Operation trazem uma série de vantagens para a advocacia, incluindo eficiência, redução de custos, melhor gestão financeira, colaboração interna, gestão de riscos, melhoria na experiência do cliente e adoção de tecnologia. Ao implementar essas operações de forma estratégica, os escritórios de advocacia podem alcançar maior competitividade, eficácia e sucesso no mercado jurídico. Vejamos esses benefícios com mais detalhes: 

Eficiência operacional 

As Legal Operations visam otimizar e aprimorar os processos internos do escritório, eliminando atividades redundantes, automatizando tarefas rotineiras e padronizando os fluxos de trabalho. Isso resulta em uma maior eficiência operacional, permitindo que os advogados e colaboradores do escritório foquem em atividades de maior valor agregado. 

Redução de custos 

Ao identificar e eliminar ineficiências operacionais, as Legal Operations podem ajudar a reduzir os custos operacionais do escritório. Isso pode ser alcançado através da implementação de tecnologias adequadas, negociação de contratos com fornecedores, alocação eficiente de recursos e monitoramento rigoroso dos gastos. 

Melhoria na gestão financeira 

A área de Legal Operations pode fornecer uma visão mais clara das finanças do escritório, permitindo uma gestão financeira mais eficaz. Isso inclui a elaboração de orçamentos, análise de custos, monitoramento de desempenho financeiro e identificação de áreas de oportunidade para maximizar a rentabilidade do escritório. 

Colaboração e comunicação interna 

A área promove a colaboração e a comunicação efetiva entre os membros da equipe jurídica e outros departamentos do escritório. Isso é alcançado através da implementação de ferramentas de colaboração, compartilhamento de conhecimento e criação de uma cultura de trabalho em equipe. 

Gestão de riscos e conformidade 

As Legal Operations auxiliam na identificação e mitigação de riscos legais e regulatórios, através do estabelecimento de políticas e procedimentos adequados, monitoramento da conformidade legal e implementação de práticas de gerenciamento de riscos eficazes. Isso ajuda a evitar litígios desnecessários e a manter o escritório em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. 

Melhoria na experiência do cliente 

Ao aprimorar a eficiência operacional e a gestão financeira do escritório, as Legal Operations podem contribuir para uma melhor experiência do cliente. Isso inclui a prestação de serviços jurídicos mais eficientes, transparentes e com maior valor agregado, atendendo às expectativas e necessidades dos clientes de forma mais eficaz. 

Inovação e adoção de tecnologia 

As Legal Operations promovem a adoção de tecnologias e soluções inovadoras no escritório de advocacia, como softwares de gerenciamento de processos, automação de tarefas, inteligência artificial e análise de dados jurídicos. Isso permite que o escritório se mantenha atualizado com as tendências tecnológicas e aproveite as vantagens competitivas proporcionadas pela transformação digital. 

Multidisciplinariedade 

A abordagem multidisciplinar nos times de Legal Ops, com atuação em marketing, finanças, análise de dados, desenvolvimento e engenharia, possibilita o gerenciamento mais estratégico dos recursos da organização. Isso garante a capacidade de lidar com possíveis riscos, compliance, adoção de tecnologias corretas e uma entrega maior de valor para a aceleração de crescimento do negócio.  

Como implementar a área de Legal Operations? 

Agora já compreendemos a relevância das competências de Legal Operations para uma abordagem estratégica e assertiva das organizações, permitindo uma visão completa para a gestão dos departamentos jurídicos. Então, fica a dúvida, por onde começar a implementação da área? Para responder essa pergunta, separamos algumas etapas importantes a serem consideradas: 

1. Avalie as necessidades e objetivos: antes de iniciar a implementação, é essencial entender as necessidades e objetivos específicos do seu negócio. Isso envolve avaliar as áreas de melhoria, identificar os principais desafios operacionais e estabelecer metas claras para o departamento de Legal Operations. 
2. Defina a estrutura do departamento: determine a estrutura organizacional adequada para o departamento de Legal Operations. Isso pode variar de acordo com o tamanho e a complexidade do escritório. Considere se o departamento será centralizado ou distribuído, qual será a equipe inicial e como ela se relacionará com outras áreas do escritório. 
3. Contrate e desenvolva a equipe certa: identifique profissionais com experiência em Legal Operations e habilidades complementares, como gerenciamento de projetos, finanças, tecnologia e análise de dados. Construa uma equipe diversificada e multidisciplinar. Além disso, invista em programas de treinamento e desenvolvimento para capacitar a equipe nas áreas relevantes. 
4. Mapeie e otimize os processos existentes: realize uma análise detalhada dos processos jurídicos e operacionais existentes no escritório. Identifique pontos de ineficiência, gargalos e áreas de melhoria. Em seguida, desenvolva planos de ação para otimizar esses processos, eliminando atividades desnecessárias, simplificando fluxos de trabalho e implementando automação quando apropriado. 
5. Adote tecnologias e soluções adequadas: avalie e implemente tecnologias e soluções que apoiem as operações jurídicas eficientes. Isso pode incluir softwares jurídicos, como o CPJ-3C, para gerenciamento de contratos, automação de processos, análise de dados jurídicos, ferramentas de colaboração e outras soluções tecnológicas relevantes. Certifique-se de que o software jurídico ideal auxilia em todas as etapas da implementação, desde ser parametrizável com as necessidades da organização até a disponibilizar dados operacionais para tomada de decisão. 
6. Estabeleça métricas e indicadores de desempenho: defina métricas e indicadores de desempenho que permitam acompanhar o progresso e o impacto das iniciativas de Legal Operations. Isso pode incluir métricas financeiras, eficiência operacional, satisfação do cliente, conformidade legal e outros fatores relevantes para o escritório. Monitore regularmente essas métricas para avaliar o desempenho e ajustar as estratégias, conforme necessário.   
7. Monitore e ajuste continuamente: a implementação de Legal Operations é um processo contínuo. Monitore regularmente o desempenho do departamento, faça ajustes conforme necessário e esteja aberto a feedback e aprendizado ao longo do caminho. Esteja disposto a adaptar-se às mudanças do ambiente jurídico e às necessidades em constante evolução do escritório. 

Já está claro para nós que, para alcançar excelência as operações, é preciso aderir a estratégias de negócio como a implementação da área de Legal Operations. As organizações que desejam obter um ritmo de crescimento e produtividade precisam estar continuamente evoluindo seus processos e descobrindo novas oportunidades de gerar valor para seu negócio. Por esse motivo, as competências de Legal Ops é uma tendência que veio para ficar. Ela representa eficiência e excelência para os departamentos jurídicos, assegurando maturidade para a organização frente ao mercado tão competitivo.