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Até pouco tempo, um cenário onde robôs estariam ao alcance para a realização de diversas tarefas rotineiras era quase uma realidade inimaginável. Hoje, até os robôs mais simples já demonstram uma economia de tempo significativa para a rotina de casa e de escritórios. Seja qual for o contexto, o que a tecnologia da robótica mais representa para os indivíduos? Eficiência! Vivemos em uma Era onde a produtividade é valorizada e precisamos encontrar formar de usufruir da melhor forma do nosso tempo. Isso diz respeito a: automatizar tudo aquilo que pode ser automatizado e usar o seu tempo para atividades estratégicas e de alto valor agregado. E isso descreve exatamente como funciona a dinâmica do mercado jurídico tão competitivo. Todo o escritório de advocacia pensa em ter mais eficiência, certo? Então, vamos deixar claro que, quando falamos em robôs jurídicos, ou robôs advogados, estamos falando de robôs que irão ajudar a melhorar o desempenho do seu escritório e inclusive no atendimento de demandas rotineiras.
Tá, mas como posso então me aproveitar dessa tecnologia?
Os robôs jurídicos que existem atualmente são sistemas desenvolvidos, principalmente, para automatizar procedimentos repetitivos e operacionais e estão na rotina de um escritório. Essas aplicações são mais conhecidas como “bots”, que simulam ações humanas repetidas vezes de maneira padrão, da mesma forma como faria um robô.
Por exemplo, são diversas tarefas manuais que circundam o dia a dia do advogado, como busca por publicações, definição de prazos, elaboração de peças, protocolação de processos. E se essas atividades saíssem das mãos do advogado e passassem a ser realizadas em muito menos tempo por uma máquina, um robô jurídico? O que você faria com o seu tempo livre?
Mais aquisições, melhor relacionamento com o cliente, fidelização, estudo de casos…
Essas são algumas das vantagens que os robôs de automação podem representar para os escritórios de advocacia.
Agora vamos te explicar melhor sobre os bots
A utilização de ”bots” no direito não é uma novidade, desde que os tribunais e órgãos públicos passaram a disponibilizar informações e andamentos processuais em sites na internet, as empresas de tecnologia começaram a fazer aplicações para acessar essas informações. Hoje muitos softwares de gestão disponibilizam as movimentações processuais de forma automática, e alguns, como o CPJ-3C, permitem fazer vários filtros e alertas, permitindo um acompanhamento em tempo real dos andamentos relevantes.
Com a disseminação de informações na internet, os bots se multiplicaram de forma vertiginosa e são capitaneados pelos webcrawlers (robôs de navegação pela internet). Com isso, a tecnologia utilizada para a produção de bots cresceu na mesma proporção em que as formas de utilização dos mesmos foram surgindo. Então foi preciso uma ação por parte dos principais portais para inibir a utilização dos bots, preservando a performance e a segurança da navegação. Nesse cenário apareceram os “captchas”, solicitações de intervenção do usuário para comprovação de que o mesmo não é um robô, bem como as ferramentas que se propõe a resolver ou burlar esses controles. Caso você não se lembre, são aquelas fotos em que você clica para comprovar que é uma pessoa antes de poder realmente acessar uma página.
Praticamente todos os grandes demandantes do Brasil – e são centenas de demandantes com mais de 200 mil processos ativos – atualmente utilizam plataformas ou sistemas de gestão de seu contencioso. Em maior ou menor proporção, essas empresas ou órgãos púbicos, além de utilizar ferramentas para gerencias seus processos, disponibilizam aos escritórios de advocacia que contratam, um acesso para que os mesmos recebam informações, e atualizem os andamentos processuais.
É comum que todo o relacionamento entre departamento jurídico e escritório se dê estritamente a nível de sistema, inclusive para questões como pagamentos, avaliações, performance, reembolso, etc. Nestes casos, a integração entre o sistema de gestão do escritório e o do departamento jurídico – por mais que se trate do mesmo sistema – normalmente só é possível por meio dos bots. Sem eles, toda a troca de informação precisa ser feita manualmente, num trabalho interminável, sujeito a erros, atrasos e muita reclamação dos dois lados. E é para isso que os bots vieram para agilizar e facilitar o dia a dia do advogado, do escritório jurídico e da empresa.
Eu meu escritório pode ter um bot desses?
A resposta é SIM!
Com ou sem a anuência de seus clientes, muitos escritórios desenvolveram bots próprios, ou contrataram aplicações de terceiros, inicialmente como uma forma de redução de custos, posteriormente para melhorar a gestão, e em alguns casos, como única forma de continuar a atender o cliente.
No caso dos tribunais eletrônicos, a necessidade de utilização dos bots se disseminou para um número muito maior de escritórios. Isso se deve principalmente às políticas totalmente equivocadas adotadas pelo Poder Judiciário e pelo CNJ. Como por exemplo, os tribunais, porque nunca se preocuparam em garantir um acesso de qualidade. Aos advogados, que são grandes demandantes, o que poderiam ter feito sem muito custo, mediante liberações de webservices. Outro exemplo é o CNJ, por permitir uma multiplicidade de sistemas de gerenciamento de tribunais eletrônicos, sem exigir uma mínima política de integração entre os mesmos.
Com a adoção em escala dos tribunais eletrônicos na maioria das comarcas, advogados que militam em mais de um tribunal, passaram a conviver com uma multiplicidade de sistemas, regras de peticionamento, formas de intimações e requisitos técnicos de acesso. Aos poucos a utilização de bots se tornou indispensável para as grandes bancas, seja para automatizar o trabalho, seja para conferir um pouco mais de segurança ao mesmo.
Como utilizar robôs jurídicos no seu escritório de advocacia?
Hoje, várias empresas já são especializadas em tecnologias avançadas para automatizar a rotina jurídica. Os serviços mais famosos são os softwares jurídicos. Isso, porque, esses sistemas integram a tecnologia dos robôs jurídicos e permitem um nível ainda maior de automação, com processos eficientes e modernizados desde a busca por publicações até o protocolo de processos. Nesse caso, os robôs jurídicos seguem um fluxo de atividades dentro do software. Ou seja, além de realizar as atividades repetitivas sem a necessidade de interferência do advogado, o próprio software faz o encadeamento inteligente de eventos e segue uma esteira de tarefas a serem cumpridas pelas ferramentas do sistema.
Por esse motivo, a melhor maneira de começar a utilizar de robôs advogados na sua rotina jurídica é optando por um software jurídico que apresente entre suas funcionalidades a solução de bots de automação. Dentro de um sistema de gestão, citaremos, a seguir, quais atividades vão passar a ser otimizadas e automatizadas por essa tecnologia:
Busca por publicações
A forma mais fácil de ingressar no universo dos bots jurídicos, é contratar um robô que capture andamentos processuais junto aos tribunais. Há várias empresas, e até mesmo apps, que disponibilizam serviços pelos quais, a partir da numeração única de um processo, fornecem todos os andamentos relativos ao mesmo, com ou sem a documentação correspondente, a agendam um alerta para quando houver novas inserções
Hoje, devido à grande diversidade de tribunais eletrônicos existentes, inclusive com várias versões disponíveis do mesmo portal, existência de milhões de processos na numeração antiga, impossibilidade de rastreamento de instancias pela numeração única, e necessidade de login para acesso a determinados dados, dificilmente uma empresa ou app consegue atualmente fornecer informações confiáveis para 100% dos processos em tramite no judiciário.
Além dos bots que podem ser contratados sob demanda, os bots de tribunais e de portais já disponíveis em importantes sistemas como a OYSTR. Nesse caso, o próprio usuário gerencia o envio ou solicitação de informação por meio do painel de controle, e recebe o acesso ao todos os resultados e relatórios no mesmo ambiente.
Classificação das publicações
Um bom sistema jurídico já apresenta soluções de robôs de automação que identificam o tipo de processo e classificam automaticamente as publicações assim que elas são inseridas no sistema. Essa ferramenta utiliza de tecnologia de inteligência artificial, de maneira que reconhece alguns padrões nas publicações e identifica a sua classificação. Além disso, com essa funcionalidade, alguns softwares jurídicos mais robustos já direciona o processo para uma modelo de fluxo de tarefas pré-definido, chamado de workflow.
Protocolo de processos
Quantos protocolos seu escritório realiza por semana ou mês? Quanto tempo e quantas pessoas ficam responsáveis por realizar essa atividade? Já ocorreu falhas na protocolação, gerando problemas para a sua operação?
Protocolo é uma tarefa corriqueira, que todo escritório de advocacia realiza, mas isso não significa que precisa levar tanto tempo e esforços do seu negócio. Hoje, já existem robôs jurídicos que desempenham essa atividade de maneira automática e sem interferência humana. A utilização desses robôs permite o encaminhamento de processos para protocolo em lote. Essa funcionalidade representa uma grande economia de tempo e mão de obra para os escritórios, que, muitas vezes, possuem uma equipe toda destinada para essa tarefa.
Como vimos até aqui, com a automação de tarefas repetitivas e operacionais, os robôs jurídicos proporcionam eficiência e permitem que os advogados dediquem seu tempo a atividades estratégicas e de alto valor agregado. Ao adotar essa tecnologia, os escritórios podem desfrutar de vantagens como a melhoria do desempenho, o atendimento de demandas rotineiras, a aquisição de novos clientes, um melhor relacionamento com o cliente atual, a fidelização, o estudo de casos e muito mais.
Para aproveitar os benefícios dos robôs jurídicos, é recomendável escolher um software jurídico que ofereça soluções de automação por meio de bots. A automação proporcionada pelos robôs jurídicos não apenas economiza tempo e recursos, mas também aumenta a eficiência e a produtividade dos escritórios de advocacia. Portanto, se você deseja potencializar seu escritório com a tecnologia de robôs jurídicos, está na hora de considerar essa opção e explorar todas as vantagens que ela pode trazer.
