A segurança de dados na advocacia

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A tecnologia entrou no setor jurídico e nas nossas vidas para solucionar demandas e tornar o dia a dia mais prático, produtivo e organizado. O ambiente digital, porém, demanda uma especial atenção quanto à segurança de dados na advocacia. Afinal, os escritórios e departamentos jurídicos lidam com informações sigilosas e valiosas de seus clientes. Em muitos casos, são dados que se caracterizam como o diferencial competitivo de um negócio.

Diante desse cenário, a segurança das informações depende de uma série de práticas a serem adotadas pelos gestores e por toda a equipe. Apontamos aqui a importância de manter os dados seguros e quais as melhores práticas de segurança de dados na advocacia que podem ser adotadas no ambiente de trabalho!

Tenha uma política de segurança da informação

Você sabia que o Brasil é um dos principais focos de crimes cibernéticos do mundo? A cada dia, vemos ataques virtuais mais sofisticados e comuns. O vazamento de dados que envolveu o Facebook e a Cambridge Analytica causou um enorme frisson no mundo inteiro.

Diante desse cenário vulnerável, qualquer empresa deve se preocupar com o tema. Isso pressupõe uma política de segurança da informação sólida. E quando falamos de segurança de dados na advocacia, não é diferente.

Essa política deve considerar as características do negócio e a complexidade do ambiente computacional, bem como suas vulnerabilidades. Assim, é possível gerenciar de forma efetiva as situações de risco à segurança de dados na advocacia.

A definição de uma boa política depende do alinhamento de todas as áreas em torno da área de TI. Os profissionais de tecnologia da informação serão responsáveis por controles bem planejados e implementados no escritório. E são eles que farão a parte principal de uma gestão proativa da segurança interna conforme as necessidades do escritório ou do departamento jurídico.

Estabeleça políticas de acesso

As políticas de acesso do escritório de advocacia ou do departamento jurídico definem a forma da gestão da segurança da informação. Não é qualquer profissional que pode ter acesso a dados críticos estratégicos, seja de clientes ou do próprio negócio. Por esse motivo, uma das práticas de segurança de dados na advocacia é o controle rigoroso de credenciais.

Por melhor intencionado que um colaborador esteja, ele pode colocar em risco a informação. A limitação do número de acesso a dados sensíveis é fundamental para evitar falhas. Quando o gestor do escritório ou do departamento sabe exatamente quem possui credencial para trabalhar com esse dados, a segurança é maior.

Para definir uma política de acesso, é preciso criar um mapa de utilização de dados sensíveis, que documenta a forma como os dados se movem pelo sistema. Quem são os responsáveis pelas credenciais de acesso? Também é uma informação constante no mapa. Com ele, o gestor consegue ter uma visão global sobre os dados valorosos e sobre os potenciais riscos à segurança da informação.

Faça backup dos arquivos

Uma atualização processual dá origem a dezenas de novos documentos e informações. A cada momento, o escritório de advocacia ou departamento jurídico lida com a inclusão de dados em seus sistemas. Por isso, uma das práticas fundamentais para a segurança de dados na advocacia é o backup de arquivos.

O backup frequente é a forma que o negócio possui de mitigar os riscos de perder dados caso ocorra algum incidente. Atualmente, a forma mais segura de backup é aquele realizado em nuvem, tecnologia adotada por muitos softwares jurídicos.

A frequência ideal do backup depende da demanda de cada escritório ou departamento, mas considerando que há novas informações diariamente, é preciso pensar na necessidade de se ter backup automático de arquivos. Bons softwares jurídicos, como o CPJ-3C, já contam com essa funcionalidade de manter os dados sempre atualizados.

Oriente todos os colaboradores do escritório ou departamento jurídico

A segurança de dados na advocacia ou em qualquer atividade econômica depende diretamente dos colaboradores. Afinal, são eles que lidam diariamente com as informações. Alguns, inclusive, trabalham com dados sensíveis ou críticos, considerados estratégicos e os ativos mais importantes de uma organização.

Apesar desse fato, muitos negócios não têm uma política de acesso eficaz, como apontamos acima. Se todos os funcionários têm acesso aos dados críticas, é maior a chance de vazamento de informações, que pode ocorrer com a utilização dos dispositivos empresariais por terceiros ou desconhecidos, por exemplo.

Outro ponto sensível sobre a atuação dos colaboradores é a mobilidade, algo muito comum na advocacia. Muitos profissionais trabalham com smartphones corporativos, logados na rede empresarial. Essa é uma porta de entrada para acesso indevido, assim como o uso de pendrives.

Diante desse cenário, o vazamento de informações pelos colaboradores é comum e muito prejudicial para o negócio. Por isso, os gestores devem ter especial preocupação em treinar e conscientizar suas equipes, para que cada profissional saiba suas responsabilidades em relação à segurança de dados na advocacia.

Diversas pesquisas apontam que colaboradores “mal educados” quanto à segurança da informação são a principal vulnerabilidade de uma empresa. Para evitar as falhas, a educação dos colaboradores é essencial. Evitar downloads de fornecedores desconhecidos, não clicar em links suspeitos no corpo do e-mail são apenas algumas dicas que podem ser repassadas a eles.

Atualize sistemas operacionais e softwares

Outra vulnerabilidade para a segurança de dados na advocacia são os sistemas operacionais e os softwares desatualizados. Cada atualização nesses programas e sistemas corrigem falhas que o fornecedor identifica. Pequenas vulnerabilidades são exatamente a porta de entrada de hackers e criminosos, e elas são comumente corrigidas com a atualização.

Por isso, é muito importante mantê-los atualizados, de preferência de forma automática. Entretanto, se você utiliza softwares sem licença (“piratas”), não existe essa opção. Além de estar cometendo uma infração, está deixando seu escritório ou departamento mais vulnerável. É altamente contra-indicado o uso de softwares “piratas”.

Procure auxílio de profissionais de TI

Outra prática fundamental para a segurança de dados na advocacia é ter auxílio de profissionais que realmente entendem do assunto. Os profissionais de TI são essenciais para gerenciar os riscos de TI e de segurança da informação. Uma consultoria pode reconhecer as vulnerabilidades e as ameaças presentes no ambiente empresarial ou no escritório de advocacia. Já ouviu falar em análise de redes corporativas? É uma das medidas adotadas muito eficaz para combater vulnerabilidades.

Fato é que somente um especialista entende os pontos sensíveis que colocam em risco os dados empresariais. Assim, consegue trabalhar para neutralizá-los por meio de ações preventivas e corretivas.

Adotar um software jurídico seguro

A última dica para a segurança de dados na advocacia já é prática nos escritórios e departamentos mais antenados com tecnologia. O uso de um software jurídico seguro é uma medida de segurança muito eficaz, além de proporcionar todos os demais benefícios já conhecidos desses sistemas.

O CPJ-3C, por exemplo, é um software altamente seguro, seja em ambiente local ou em nuvem, porque os dados estão protegidos pelas regras de segurança aplicadas ao ambiente. A propósito, a computação em nuvem evoluiu o suficiente nos últimos anos para ser considerada um ambiente altamente seguro, com criptografia de alta tecnologia.

A segurança de dados na advocacia depende de práticas eficazes na gestão da informação. Isso envolve uma boa política de segurança da informação e de acessos, a educação dos colaboradores, o auxílio dos profissionais de TI e um bom software jurídico. A propósito, quer entender como o software jurídico vai além da ferramenta? Veja no blog!