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Uma boa gestão na advocacia possibilita aos gestores colocar o escritório em um patamar de competitividade. E o uso do software jurídico é, sem dúvidas, uma das práticas mais utilizadas para otimizá-la. Com essa ferramenta tecnológica, é possível organizar informações estratégicas, fundamentais para traçar um planejamento coerente com o crescimento do negócio.
Veja a seguir como é a gestão na advocacia com software jurídico e quais os benefícios que a ferramenta traz para o escritório!
Gestão na advocacia com software jurídico
O software jurídico é uma solução que vai muito além das funcionalidades da ferramenta. Os profissionais que utilizam o programa de forma otimizada não se atêm à automação das tarefas rotineiras, que é visualizar a agenda e cumprir prazos com mais facilidades. O programa possui integrações e automações ocultas que podem otimizar todo o fluxo de tarefas no escritório e embasar o planejamento estratégico do escritório.
Um exemplo claro disso é o Business Intelligence, que cruza informações e oferece ao gestor uma visão completa e personalizada do negócio, sendo importante para traçar estratégias e ações. Em outras palavras, a gestão na advocacia com software jurídico abrange toda a realidade do negócio, desde o planejamento até a execução.
Benefícios ao utilizar um software jurídico na gestão na advocacia
O software jurídico oferece aos seus usuários muitas funcionalidades que podem melhorar sua rotina no trabalho. Os benefícios são vários, e vão desde a centralização de informações à segurança.
Centralização de informações
É comum vermos um escritório de advocacia em crescimento salvando suas informações em vários locais diferentes. Existem várias planilhas, pastas para clientes, orçamentos etc. Quanto aos escritórios mais consolidados, nem se fala. Eles estão apegados aos hábitos antigos de gestão na advocacia. Mas já pensou no volume de dados esparsos que um negócio produz em um mês? O que dizer de anos? É inviável manter as informações seguras se elas estiverem em vários lugares (ainda que digitais).
Esse é um dos grandes benefícios que o software traz para a gestão na advocacia: organizar em um só local todas as informações, de modo a conferir controle geral do escritório ao gestor. O controle de prazos e agenda, o timesheet, os relatórios, a gestão financeira, tudo pode ser feito dentro do programa.
Aumento da produtividade da equipe
Otimizar o tempo é sinônimo de produtividade e lucro. A partir do momento em que os profissionais do escritório sabem onde encontrar todas as informações necessários para o trabalho, isso se torna mais fácil. Mas não é só da centralização dos dados que os advogados podem usufruir de uma rotina mais produtiva.
O software jurídico promove a colaboração entre as equipes, propiciando um fluxo de trabalho e um controle de processos eficientes. Cada profissional sabe suas atribuições em cada etapa e tem autonomia para executá-las quando necessário (gestão ágil). O gestor pode acompanhar o andamento de cada tarefa em todas as etapas, podendo readequar a demanda se for o caso. Ou seja, além de interferir positivamente na produtividade das equipes, o software contribui para a gestão de pessoas.
Workflow facilitado para a gestão na advocacia
Um grande benefício que o software jurídico traz para a gestão na advocacia é definir regras para automatizar processos. Afinal, tudo que um gestor mais deseja em um negócio é ter processos de trabalho bem definidos. Com o software jurídico, esse conjunto de regras, chamado de workflow, é intrínseco.
A ferramenta tecnológica é capaz de organizar informações e ações envolvidas nos processos, contribuindo para a organização do resultado final. É o workflow que minimiza riscos, problemas e ineficiências na gestão dos processos internos.
Gestão à vista
Gestão à vista é uma gestão orientada pela clareza e transparência das informações. No escritório de advocacia, quer dizer que todos os profissionais, desde a secretaria aos sócios, conseguem ver dados relevantes do negócio, como dados de performance e indicadores de gestão. A visibilidade dos dados faz com que a análise em cima dos processos de trabalho seja mais fácil, possibilitando ao gestor realizar ajustes para aumentar a produtividade.
Algumas das premissas do software jurídico é a centralização das informações e a colaboração entre as equipes. Em outras palavras, otimizar a visibilidade, comunicando informações estratégicas de forma rápida e intuitiva.
Análise de indicadores precisa para a gestão na advocacia
Outra vantagem que o software jurídico traz para a gestão na advocacia é possibilitar uma boa análise de indicadores. Essa atividade contribui para otimizar o desempenho e alinhar as atividades da equipe, possibilitando resultados expressivos, produtividade e controle financeiro. Essa análise é o que dá subsídios ao gestor para aprimorar e planejar a atividade do escritório com as metodologias mais adequadas.
Como essa é uma atividade constante, que deve ser inclusive revista, o gestor pode adequar as estratégias do plano de negócios conforme a necessidade, aumentando a lucratividade e a performance do escritório.
Segurança da informação
Ter um escritório orientado por um software jurídico traz muitos benefícios e, felizmente, a segurança de dados também é assegurada com a ferramenta. As informações sigilosas dos clientes e do próprio negócio são valiosas e podem se caracterizar como o diferencial competitivo. Por isso, juntamente com uma série de práticas, o software é uma solução que centraliza as informações, diminuindo os riscos de extravios e perdas de documento.
E como fazer com as dezenas de novos documentos e informações a cada atualização processual? O software jurídico possui a tecnologia de backup de arquivos para mitigar os riscos de perder dados caso ocorra algum incidente. Em geral, os softwares fazem o backup em nuvem.
Outro ponto de segurança da informação que é abordado no software é a política de acesso, em que é possível definir quais os colaboradores podem acessar dados críticos estratégicos. Esse controle rigoroso de credenciais é um benefício considerável diante da importância das informações..
Mobilidade
Já pensou poder trabalhar remotamente, de qualquer lugar com conexão à internet? Essa mobilidade é um dos benefícios do software jurídico. Os advogados conseguem realizar um trabalho e consultar algumas das informações dos softwares que possibilitam esse acesso, como é o caso do CPJ-Connect.
Realizar uma gestão na advocacia com o uso do software jurídico pode conferir muitos benefícios ao gestor e aos advogados. É uma das ferramentas fundamentais para o crescimento do escritório e seu sucesso.
