Cibersegurança: mantenha os dados do escritório seguros

Publicado em: Sem tempo para ler? Aperte o play abaixo e ouça o artigo!

Com a transformação digital, a vida dos advogados se tornou mais prática. Mas o uso de tecnologia pode comprometer a cibersegurança, se não forem tomados alguns cuidados. É muito importante manter as informações do escritório seguras, já que muitas delas são sigilosas. Em tempos de crimes cibernéticos, a necessidade de proteção é ainda maior para minimizar os riscos do ambiente digital no trabalho.

Entenda, neste post, a importância de investir em cibersegurança!

O que é cibersegurança?

De acordo com a Kaspersky, empresa líder global em segurança de tecnologia da informação, “cibersegurança é a prática que protege computadores e servidores, dispositivos móveis, sistemas eletrônicos, redes e dados de ataques maliciosos. […]. O termo é muito abrangente e se aplica a tudo o que se refere a segurança de computadores, recuperação de desastres e conscientização do usuário final”.

Essa prática envolve protocolos de criptografia de codificação de arquivos, e-mails e outros dados importantes. Isso protege os dados transmitidos e evita que sejam perdidos ou roubados. Proteção contra vírus, malwares, cavalos de troia e outras ameaças também é um aspecto da cibersegurança. E ela tem fundamental importância em escritórios e departamentos jurídicos.

Importância para escritórios e departamentos jurídicos

As medidas de cibersegurança servem para proteger usuários e sistemas. Na advocacia, elas cumprem o mesmo papel, mas com uma importância ainda maior: boa parte dos dados manipulados por profissionais são sigilosos.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é um ótimo exemplo da importância de proteção e privacidade de dados. Os escritórios lidam com informações pessoais de clientes, e seu processamento deve ser feito de forma criteriosa e adequada à LGPD.

Ao defender interesses de seus clientes, de forma consultiva, preventiva ou litigiosa, são elaborados inúmeros documentos. Muitos deles possuem informações críticas e sensíveis. Elas são alvos para agentes maliciosos, que possuem como objetivos:

  • Atacar escritórios utilizando campanhas de phishing e ransomware para praticar fraudes e extorsão;
  • Acessar informações confidenciais dos clientes do escritório.

Por isso, os gestores devem ter especial preocupação com a proteção de dados, adotando medidas simples e eficazes.

Como manter os dados do escritório seguros?

Fazer backup e adotar o armazenamento em nuvem

Uma medida de cibersegurança importante é o backup. Na advocacia, uma mera atualização processual gera muitas novas informações. Um novo cliente incluído no software jurídico aumenta o volume de dados. Se não houver um backup periódico para salvar as modificações dos arquivos, o escritório corre um grande risco. Há riscos de perder tais informações se ocorrer algum incidente.

Se o gestor quer evitar isso, é preciso realizar o backup conforme sua demanda. Nos dias de hoje, o backup é majoritariamente realizado em nuvem. Essa tecnologia é adotada por muitos softwares jurídicos, como o CPJ-3C, que possui backup automático de arquivos.

Vale destacar que o armazenamento em nuvem ainda dá ao gestor a segurança de ter espaço garantido para seus dados. Afinal, essa tecnologia se expande conforme a demanda.

Ter uma política de segurança da informação

A segunda prática fundamental de cibersegurança no escritório de advocacia é ter uma política de segurança da informação sólida. Esse documento serve para gerenciar as situações de risco à segurança de dados. 

Para ser elaborado, o responsável considera a complexidade e as vulnerabilidades do ambiente computacional, bem como as características do negócio. Sua implantação demanda alinhamento de todas as equipes com os profissionais de tecnologia da informação. Juntos, é possível realizar uma gestão proativa da segurança interna utilizando a política de segurança.

Um ponto que deriva desta política são as políticas de acesso. Elas são também uma forma da gestão da segurança da informação. Cada profissional pode ter acesso a determinados dados. Alguns precisam acessar dados críticos estratégicos de clientes ou do próprio negócio. Outros não têm essa necessidade. Um rigoroso controle de credenciais é, assim, uma medida importante de cibersegurança. Isso evita falhas e condutas perigosas, ainda que bem intencionadas. 

Não sabe como definir uma política de acesso? Crie um mapa de utilização de dados sensíveis. Com ele, você verá quem precisa acessar cada tipo de informação. Repasse aos responsáveis pelas credenciais de acesso e pronto.

Educar colaboradores

Você sabia que os colaboradores são a principal vulnerabilidade de uma empresa no que diz respeito à cibersegurança? São eles os responsáveis pela grande parte das falhas e dos riscos à segurança da informação. Para evitar tais situações, é preciso educá-los. Existem algumas práticas simples que contribuem para essa educação. Veja algumas:

  • Não deixar a sessão aberta se não estiver presente em sua estação de trabalho;
  • Evitar downloads de fornecedores desconhecidos;
  • Não clicar em links suspeitos no corpo do e-mail;
  • Realizar o logout ao sair do sistema;
  • Não abrir e-mails e sites suspeitos;
  • Não abrir links sem procedência.

Lembre-se que, em tempos de pandemia, os profissionais estão de home office. E a cibersegurança não pode ser negligenciada. Por isso, é interessante fazer uma cartilha com orientações de práticas de segurança da informação mesmo no ambiente doméstico. Vale a pena incluir boas medidas para lidar com smartphones corporativos conectados à rede empresarial e outros dispositivos.

Muitos profissionais na advocacia, sejam advogados ou não, manipulam dados sensíveis ou críticos. Boa parte dessas informações são estratégicas em processos jurídicos, inclusive. Por isso, a educação da equipe é essencial para a cibersegurança.

Ter um software jurídico seguro

A última dica para manter os dados do escritório seguros é contar com um bom software jurídico. A segurança de dados na advocacia com esse sistema é muito maior. É uma medida eficaz, porque ele é dotado de regras e mecanismos de segurança rígidos. 

O CPJ-3C, por exemplo, proporciona dados seguros em ambiente local ou em nuvem. É uma excelente opção para quem deseja manter a segurança mesmo durante o home office, que demanda acesso remoto. É possível configurar controles de acesso, backup automático e muito mais.

Em qualquer caso, os gestores devem procurar orientação dos profissionais de TI do escritório para ajustar o sistema da melhor forma nestes tempos de pandemia.

As práticas de cibersegurança são fundamentais para o trabalho dentro do escritório ou para o home office. Os gestores devem adotar medidas para proteger seus dados de forma eficiente, uma vez que as informações existentes na advocacia são majoritariamente sigilosas. Além disso, precisa entender melhor como essa proteção se relaciona com a privacidade. Confira no blog!