Como aplicar o planejamento operacional no seu escritório de advocacia

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A última etapa do planejamento do escritório de advocacia é o planejamento operacional. Ela engloba as ações de “tiro curto”, que devem ser executadas em um prazo de 3 a 6 meses. Quando se implementa um bom planejamento operacional, cada envolvido sabe exatamente sua função, o que aumenta a produtividade e a eficiência na prestação dos serviços jurídicos. A gestão do escritório também se torna mais fácil.

Veja melhor o conceito de planejamento operacional, como implementá-lo e sua importância para o escritório de advocacia!

Planejamento operacional

O planejamento operacional é a execução das ações e metas traçadas no nível tático. Neste momento, definem-se métodos, processos e sistemas que serão adotados por todos os níveis da organização no acompanhamento da rotina. O objetivo é garantir a execução das operações e das tarefas conforme os procedimentos estabelecidos.

Para tanto, é preciso definir planos bem mais detalhados do que nas etapas anteriores. É preciso especificar cada profissional envolvido, bem como sua responsabilidade, suas atividades e funções. Um bom software jurídico que ajuda a fazer a gestão da divisão de tarefas é fundamental para que o planejamento operacional seja bem executado.

E não se pode esquecer de ter os equipamentos e os recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática.

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Implementando o planejamento operacional

Para implementar o planejamento operacional, também é possível utilizar a ferramenta 5W2H, muito conhecida na etapa anterior (planejamento tático). Ela auxilia o escritório de advocacia a montar os planos de ações sem esquecer detalhes importantes. Isso porque aborda o que deve ser feito (tarefa), o motivo (por que fazer), o local, o modo (quais recursos e ferramentas necessárias), o prazo, o preço e o responsável pela tarefa.

Por exemplo, o departamento de relacionamento com o cliente, para marcar as reuniões em no máximo 3 dias, devem implementar um sistema capaz de conciliar as agendas de todos os advogados envolvidos no caso. Essa implementação é um tipo de objetivo operacional.

Suponha que exista o objetivo tático de ter todos os advogados com pós-graduação. O objetivo operacional correspondente seria fechar parceria com uma universidade para capacitá-los.

Além das ferramentas, é preciso responder a alguns questionamentos na hora de implementar o planejamento operacional:

  • Quais os objetivos se atingir com este plano operacional?
  • Existem um planejamento do uso do tempo (cronograma para visualizar a evolução do plano)?
  • Quais os recursos necessários para realização do plano (pessoas, informações, finanças etc.)?
  • Quais os riscos envolvidos em cada ação e qual o plano de contingência caso os problemas apareçam?

Estruturação do nível operacional

De forma bastante clara, para se fazer um bom planejamento operacional, é preciso ter clareza de tudo que ele envolve. Veja os pontos principais:

  • Definição de procedimentos e tarefas, bem como do modo como serão executados e da sequência em que ocorrerão;
  • Conhecimento acerca das estruturas físicas envolvidas nas atividades, seu funcionamento e os recursos utilizados.
  • Conhecimento sobre todos os profissionais envolvidos nos projetos, informações sobre suas funções e sobre seu envolvimento operacional.
  • Fixação de orçamento de determinado período de tempo;
  • Definição de programas, que são planos operacionais relacionados às atividades a serem realizadas com o tempo.
  • Definição de regras ou planos operacionais, que determinam o comportamento desejado para todas os envolvidos.

Benefícios do planejamento operacional para o escritório de advocacia

Se o planejamento operacional foi bem pensado e executado, seu resultado são planos de ações e cronogramas de todas as atividades a serem desenvolvidas no curto período de tempo e que se destinam a cumprir os objetivos traçados.

Por ser uma etapa bastante detalhada, ele propicia a otimização e a maximização de resultados, o que reflete positivamente em todas as áreas do escritório. Gestão profissional, mais clientes, maior produtividade da equipe, mais foco e direcionamento nas atividades.

Neste sentido, também proporciona maior praticidade em casos imprevistos, já que analisa os riscos e propõe planos de contingência no momento que antecede sua execução. Isso evita prejuízos financeiros e interrupções nas atividades do escritório.

O planejamento operacional é a etapa que executa as ações mais detalhadas dentro de um escritório. É o “chão de fábrica”, que coloca em prática tudo aquilo que foi inicialmente pensado pelos sócios no planejamento estratégico e colocado de forma menos abstrata no planejamento tático. Uma boa gestão depende de traçar objetivos e metas reais em todos os níveis de planejamento, o que pode ser tarefa mais fácil se existir um software jurídico que organiza as atividades do escritório.