Como Escolher o Melhor Software Jurídico

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Qual melhor software jurídico gratuito? Como escolher o melhor software jurídico? Existe software jurídico bom e barato? Se você é um gestor de escritórios de advocacia ou departamento jurídico já se fez essas perguntas. Mas deve também saber que não existem respostas prontas para elas. Quando o assunto é software jurídico, a única certeza é que ele é necessário.

Por isso, apontamos no post algumas questões sobre esse “programa para advogados”, na linguagem popular. Elas envolvem tecnologia, segurança digital, relacionamento com o cliente e muito mais. Acompanhe!

Software Jurídico é ferramenta básica

Antes de aprender como escolher o melhor software jurídico, o interessado deve ter em mente sua necessidade. Software jurídico é ferramenta básica de organização geral. Há anos, presenciamos a modernização do Direito em âmbito público e privado. O processo eletrônico foi só o início. Atualmente, os escritórios remotos surpreendem por sua produtividade.

E se a tecnologia trouxe muitos benefícios para nossa atividade, isso deve bastante à presença do software jurídico. Não é necessário continuar realizando as atividades como era feito há 30 anos. É possível mudar para melhor.

Diariamente, vemos advogados sem tempo para se dedicar ao caso concreto, que perdem prazos, que gastam horas com tarefas burocráticas, como realizar o acompanhamento dos andamentos processuais. Um software para escritórios de advocacia poderia assumir facilmente essas funções.

Por isso, se você ainda não conta com essa ferramenta crucial em seu escritório ou departamento, saiba que está perdendo muitos recursos.

Segurança é coisa séria

É muito importante que haja configurações de acesso para cada usuário. Em outras palavras, qualquer pessoa do escritório ou do departamento deve poder realizar o login no programa conforme suas credenciais. Precisa existir uma limitação para cada perfil de usuário. O estagiário que acabou de entrar não pode ter acesso às informações que os sócios utilizam na tomada de decisões, por exemplo.

Ganho do tempo

Resolvidas as questões básicas, o gestor que deseja saber como escolher o melhor software jurídico quer, principalmente, otimizar o tempo. Afinal, estamos falando de automação, de software jurídico, Inteligência Artificial e outras tecnologias que devem se inserir na rotina.

O melhor programa jurídico agrega bastante tecnologia em sua plataforma, porque elas podem ser utilizadas para otimizar o tempo em muitos pontos. Automação de fluxos de tarefas (workflow) e de documentos, agenda, classificação de publicações via Inteligência Artificial, elaboração de relatórios, Business Intelligence.

Os robôs de automação, por exemplo, fazem a captura de andamento processual em sites de tribunais, alimentam portais de clientes e solicitam subsídios. O Business Intelligence coleta, organiza e permite a análise de dados para que os advogados consigam adotar ações assertivas nos negócios. São funcionalidades tecnológicas que extraem informações gerenciais. E é aí que o advogado ganha tempo e toma decisões melhores.

Software para escritório ou departamento jurídico

Você sabia que software para escritórios de advocacia é diferente do que o programa utilizado em departamento jurídico? O motivo é simples: cada negócio possui sua demanda. O escritório atende a clientes externos de seu campo de atuação. O departamento possui[GR1]  a própria empresa como único cliente. E isso traz necessidades diferentes.

Então, como escolher um software jurídico para cada ambiente? Optar por um programa que seja parametrizável, que permita a criação de campos ajustáveis, como é o CPJ-3C.

Um software jurídico parametrizável se adapta para atender de forma otimizada certa demanda. A parametrização nada mais é do que definir parâmetros de processamento do sistema de modo que ele atenda à real necessidade do usuário.

Tome como exemplo um software para departamentos jurídicos. O CPJ-3C atende às suas principais demandas, como:

  • Gestão de terceirizados: o gestor define critérios de avaliação e monitoramento (cumprimento de tarefas, taxa de êxito, prazo para solicitação de documentação e outros), e o software unifica as informações dos terceirizados por meio de BI e Dashboards para dar uma visão ampla do cenário.
  • Relatórios, Business Intelligence e Dashboards: o BI faz o cruzamento de dados, oferecendo uma completa e personalizada visão do departamento. Os relatórios e dashboards interativos podem servir para muitas decisões estratégicas.
  • Gestão de risco: indicação da quantidade de processos com alta, média e baixa probabilidade de perda e ganho.
  • Provisionamento: gestão de valores provisionados por processo ou pedido, facilitando relatórios de auditoria.
  • Gestão dos depósitos recursais: traz de forma ágil os valores que podem ser levantados ou recuperados.
  • Cadastro de pedidos por processo: possibilita extrair informações de contingência e provisionamento.

Em qualquer caso, é preciso conhecer bem o escritório ou departamento e dedicar tempo para implementação.

Software Jurídico para evolução

A transformação digital modificou nossas relações pessoais e profissionais. Mesmo que tenha trazido desvantagens, os benefícios que ela proporciona são infinitos. É a tecnologia atuando diariamente nos aplicativos de trânsito, nos procedimentos de saúde, no Poder Judiciário e em todo lugar. Em outras palavras, é o caminho da evolução.

E com o software jurídico não é diferente. Para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, é um meio para atingir o sucesso. Exemplificamos duas situações em que ele se mostra um agente de (r)evolução. Confira!

Possibilidade de trabalho remoto

Com a pandemia do novo coronavírus, as empresas experimentaram uma situação inédita: o home office completo. E quem poderia imaginar que o desempenho seria mantido (e até ampliado) com todos os profissionais trabalhando de casa? O receito da queda de produtividade foi substituído por um novo pensamento: muitos negócios adotarão o home office como prática, seja de forma parcial ou total.

Na advocacia, também havia esse temor, principalmente por parte dos negócios que não tinham uma estrutura tecnológica sólida que possibilitasse o trabalho remoto. Mas, felizmente, aqueles que sabem como utilizar um bom software jurídico se adaptaram bem à realidade.

Esse é um atual exemplo de como essa ferramenta está diretamente conectada à evolução do negócio. E o CPJ-3C demonstra bem como ela funciona, possibilitando acompanhar o fluxo de tarefas dos profissionais em tempo real e ter acesso aos dados estratégicos. Além de realizar consultas pelo web aplicativo CPJ-Connect.

Sem dúvidas, o tempo de todos é otimizado. Isso acarreta em maior produtividade e motivação, e o profissional termina seu trabalho com mais rapidez e se destina a realizar outras atividades.

Software jurídico contribui para atração de clientes

Outra situação em que o software jurídico se mostra fundamental é a atração de clientes. Como captar clientes com software jurídico? Não é uma tarefa simples, porque envolve estratégias de marketing e muita organização interna.

O primeiro ponto é exatamente esse: organização. Com os processos internos automatizados pelo software, os advogados podem atuar de forma mais estratégica. Isso significa ter tempo para o trabalho inteligente, focado em resolver o problema do cliente. Portanto, se a estrutura está organizada, a experiência do cliente será muito melhor.

O segundo ponto é usar o software para gerenciar as informações para a gestão de relacionamento com clientes e prospects. Ele não substitui um sistema de CRM (Customer Relationship Management), mas pode contribuir com a adoção de estratégias e práticas adotadas, a partir do conhecimento de cada pessoa e sua jornada.

Aliar aos serviços do escritório com um software jurídico que disponibilize uma área de acesso exclusiva para o cliente (caso do CPJ-Connect) pode ser o “empurrãozinho” para encantar ainda mais a carteira de clientes e atrair novos.

Melhor software jurídico

Após pontuar todas as questões fundamentais de um software jurídico, fica mais fácil entender qual é o melhor software jurídico. O melhor é aquele mais adequado ao seu ambiente e às suas aspirações de negócio. Mas uma dica importante que damos é avaliar a relação entre preço e valor.

É possível encontrar um software jurídico bom e barato? Sim, mas provavelmente ele será bem básico, executando bem essas funções básicas. Se isso serve para seu escritório ou departamento, ótimo.

No entanto, em geral, podemos afirmar que softwares jurídicos com recursos tecnológicos estratégicos possuem um custo mais elevado. Em contrapartida, oferecem grande valor ao gestor e aos seus profissionais. Principalmente porque otimizam o tempo e auxiliam na tomada de decisões estratégicas. Sem contar que possibilitam integração com outros sistemas.

O CPJ-3C, por exemplo, foi eleito pela terceira vez consecutiva o software mais utilizado por escritórios de advocacia. Ele oferece todos esses benefícios que citamos, além de ser um programa parametrizável, ideal também para departamentos jurídicos.

A escolha cabe unicamente ao gestor, que deve ter em mente a relação preço e valor (ou custo-benefício). Veja algumas características do CPJ-3C que podem ajudá-lo na gestão jurídica e que podem ser utilizadas como parâmetro:

  • Atuação exclusiva no mercado jurídico, que confere a autoridade e profundo conhecimento das dores, dificuldades e necessidades específicas deste segmento;
  • Dashboards e Business Intelligence, duas ferramentas de alto valor estratégico, pois utilizam dados para ter uma visão completa do negócio e avaliar constantemente o desempenho;
  • Software jurídico mais utilizado entre os anos 2015, 2017 e 2020 no mercado da advocacia brasileira;
  • Uso de robôs de automação para extrair e otimizar rotinas operacionais e se integrar com outros softwares, realizando tarefas repetitivas;
  • Treinamentos online e in company para a equipe do escritório de advocacia ou do departamento jurídico;
  • Consultoria para implementação especializada em projetos da área jurídica para traçar as melhores estratégias e implantar rotinas, sendo humanizada e composta por time de advogados e especialistas;
  • Controle de produtividade por meio da gestão de compromissos de cada profissional;
  • Solução de uma empresa com know-how técnico e de experiência, que o tempo de mercado proporciona, além de sua reputação;
  • Geração de relatórios personalizáveis que podem ser utilizados para diversos fins;
  • Suporte técnico especializado por diversos canais de atendimento;
  • Integração do controle financeiro com o controle de processos.

Checklist

Você já está pronto para escolher o melhor software jurídico. Mas para que nada fique para trás, preparamos um checklist breve. Veja os pontos que devem ser avaliados:

  • Dores: pontue todas as necessidades e os problemas de seu escritório ou departamento jurídico que podem ser resolvidos com o software jurídico;
  • Objetivo: automatizar o fluxo de tarefas ou otimizar o tempo não são objetivos para adotar um software jurídico, mas consequências dele. Avalie qual seu objetivo principal ao escolher a ferramenta, como por exemplo expandir a atuação do escritório.
  • Funcionalidades desejáveis: pense em softwares que contenham funcionalidades que atendam às suas necessidades básicas e que podem agregar valor com funções extras. Há softwares que já possuem área exclusiva de clientes como o CPJ-Connect por exemplo.
  • Expansão: escolha um software jurídico que acompanhe os objetivos de longo prazo do seu negócio e que será um parceiro na hora de expandir. Ou seja, um software que se mantém atualizado com as inovações, porém que seja estável. Isso significa, ser um software que suporta de 3 usuários à operações gigantes com 900 usuários simultâneos em único escritório de advocacia como faz o CPJ-3C.
  • Escolher o melhor software jurídico é uma prática que deve ser feita com muita atenção. Afinal, é a ferramenta que guiará toda a rotina do escritório ou do departamento, seja na empresa ou em casa.

Conheça um pouco mais sobre o CPJ-3C e comece sua pesquisa!