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Como ter reuniões produtivas na advocacia

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Em épocas de alta no trabalho remoto, ter reuniões produtivas na advocacia é uma ótima maneira de alinhar o fluxo de trabalho e manter os profissionais envolvidos e engajados com a atividade. Certamente, em algum momento no escritório, você já pensou: “essa reunião podia ter sido um e-mail”. Esse sentimento é muito comum, porque, de fato, há muitos pontos que podem se resolver com uma conversa online.

Diante dessa realidade que assola todas as empresas ao redor do mundo, apontamos algumas dicas sobre como ter reuniões produtivas na advocacia. Confira!

As vantagens de se ter reuniões produtivas na advocacia

Ainda que seja um desafio, ter reuniões produtivas na advocacia traz muitas vantagens para o escritório. Em primeiro lugar, esse tipo de encontro é estratégico e apresenta alta performance, com discussões relevantes para a atividade. O resultado disso são planos de ação eficazes, que colocam a empresa em posição de competitividade no mercado.

Isso porque o ambiente é propício à solução de problemas e de novas ferramentas de trabalho, otimizando a execução de projetos e de formas de atuação. 

Um exemplo são as reuniões de brainstorming que se baseiam no conceito de Legal Design. Por meio de uma equipe plural, alternativas inovadoras são encontradas para a resolução de um problema do cliente. Além de eficaz, a ação aumenta a satisfação do cliente e traz mais credibilidade para o escritório. 

Práticas para ter reuniões estratégicas e de alta performance

Boas atitudes trazem bons resultados quando o assunto é reunião na advocacia. Listamos algumas práticas que devem ser aplicadas mesmo com os profissionais em home office. A única diferença é que, em caso de videoconferência, é preciso ter um aplicativo, como Zoom Meetings, Microsoft Teams e semelhantes, para realizar a reunião.

Planejar a reunião previamente

Um dos inimigos das reuniões produtivas na advocacia é o improviso. Muitos gestores acreditam que basta encontrar uma agenda comum entre os participantes para que a reunião aconteça. Ela pode até acontecer, mas não será produtiva. O planejamento do encontro é fundamental para que ele cumpra seu objetivo. 

Por isso, em primeiro lugar, é preciso definir a finalidade da reunião. O encontro será um brainstorming ou servirá para traçar novos caminhos para o cumprimento de um objetivo? A finalidade é ajustar o fluxo de tarefas ou solucionar um problema urgente? Para facilitar, veja alguns tipos de reunião:

  • Reunião técnica: inclui profissionais de diferentes áreas para trocar ideias sobre o rumo científico-jurídico do escritório. 
  • Reunião negocial ou de clientes: é realizada para discutir especificamente o público-alvo, o perfil dos atuais clientes e os possíveis produtos e serviços novos que devem ser lançados para prospecção e fidelização. É feita uma análise de mercado, com desenho de estratégias, simulação de cenários e discussão de soluções para clientes.
  • Reunião de inovação: momentos para encontrar formas de atuação mais inovadoras para se destacar no mercado e apresentar soluções novas aos clientes.

Em seguida, é feita a chamada dos participantes. Reuniões produtivas na advocacia envolvem somente as pessoas necessárias para atender à finalidade. Cada um terá um tempo definido de fala, e fixar esse tempo ajuda o participante a se preparar para o encontro.. 

Ao enviar, com antecedência, a convocação para os participantes, o responsável deve conciliar a agenda de todos e anexar a pauta (assuntos que serão tratados) do encontro. O convite pode ser feito por e-mail, software jurídico ou outra forma de convocação. Enviar um lembrete no dia anterior também é eficiente.

Com a reunião bem planejada, foi dado o primeiro passo para que ela seja produtiva.

Fixar um tempo de duração

Não existem reuniões produtivas na advocacia que durem longas horas. Fixar um horário de início e de término é fundamental para que os encontros tenham alta performance. O responsável por conduzir o encontro é, em geral, um sócio. Além de respeitar os limites de horário, ele deve se atentar para que a pauta previamente enviada seja cumprida, evitando assuntos que não estão relacionados aos temas principais. Isso é fundamental para que o tempo seja cumprido e para que haja produtividade. Caso surja temas de fora da pauta, anote para um momento posterior, pois é provável que ele seja importante.

E quanto tempo tem uma reunião ideal? No máximo uma hora. Nosso cérebro não consegue se concentrar por muito tempo. Mesmo em assuntos que demandam mais tempo, é interessante segmentar o encontro. Considere dividir a reunião em várias frentes conforme os interesses, de modo que todos os envolvidos sintam que, de fato, devem estar ali, pois a pauta diz respeito às suas atribuições.

Neste contexto, é fundamental escolher os participantes de forma criteriosa, de modo que todos os presentes participem ativamente do encontro, expressando suas opiniões dentro do tempo determinado.

Ter em mãos informações quantitativas e qualitativas do escritório

Sejam reuniões técnicas, negociais ou de inovação, todas elas envolvem informações de qualidade sobre seus temas. Por isso, as reuniões produtivas na advocacia devem ser embasadas com dados quantitativos e qualitativos que possibilitem aos presentes debater sobre as ações que devem ser adotadas.

Alguns escritórios adotam softwares jurídicos inteligentes, como o CPJ-3C, que proporciona uma um gama de relatórios, além de Business Intelligence e dashboards com os principais indicadores. Frente a essas informações valiosas, os presentes traçam estratégias para atingir aos objetivos propostos a reunião.

Desenvolver um plano de ação

O último passo para se ter reuniões produtivas na advocacia é desenvolver um plano de ação ao final do encontro. Após o debate intenso com todos os participantes, as melhores ideias são escolhidas para a resolução de uma questão, certo? Reúna todos os pontos de concordância e desenvolva os próximos passos do escritório por meio de um plano de ação.

Como em qualquer plano, é importante especificar as tarefas, seus responsáveis e os prazos de execução. Não se esqueça de que esse plano deve ser informado a todos os envolvidos, inclusive aqueles que não compareceram à reunião. É muito comum que somente os gerentes de determinada área estejam presentes em certos encontros. Mas também é comum que as decisões atinjam aos profissionais que estão subordinados a eles.

Por isso, se possível, faça uma ata com tudo o que foi discutido e decidido, e envie juntamente com o plano de ação.

Ter reuniões produtivas na advocacia é uma maneira de alavancar o desempenho do escritório, mesmo com os profissionais em home office. Munido de informações relevantes para o encontro, o responsável poderá conduzir o encontro para atingir ótimos resultados na gestão do negócio.

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