Transformação digital, COVID e o escritório de advocacia

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A relação entre o COVID e o escritório de advocacia é evidente. A pandemia do novo coronavírus acelerou a transformação digital em todos os mercados, inclusive no mundo jurídico. Se os tribunais tiveram que se adequar com a implementação de audiências por videoconferência, os escritórios e departamentos jurídicos também. O trabalho remoto é só um aspecto. Tudo mudou, desde os processos internos até o atendimento ao cliente.

Com a nova forma de trabalho, é preciso se atentar às novidades. Mais do que isso, é preciso se adaptar para se manter vivo. Com o fim da crise sanitária, teremos uma nova configuração de todo o mercado. Estar preparado e adaptado para ele pode ser fundamental para os negócios.

Veja a seguir alguns pontos sobre a transformação digital, o COVID e o escritório de advocacia!

Transformação digital: o boom com o COVID

Trabalho remoto é sinônimo de reuniões por videoconferência, processos automatizados em softwares e inovação. O distanciamento social é a única medida realmente eficaz para frear o COVID, e o escritório de advocacia precisa se adequar ao contexto. Mas muitos ainda patinam atualmente, porque não conseguiram mudar o mindset para a transformação digital.

A mudança de mindset é a quebra do modelo de pensamento dominante. Em muitos escritórios ainda impera o tradicionalismo, o jeito “antigo” e eficiente de trabalho. Mas o COVID e o escritório de advocacia transformaram esse modelo. Não é possível impulsionar um negócio durante a crise sem a implementação de soluções tecnológicas para suprir a ausência física. É preciso inovar no jeito de pensar e fazer as coisas no escritório de advocacia.

Para aqueles que conseguiram mudar o mindset, a pandemia trouxe uma oportunidade de rever conceitos. Existem formas mais criativas de trabalho que envolvem tecnologia, desde que acompanhada de engajamento da equipe. Ferramentas baseadas em nuvem, por exemplo, permitem a colaboração eficiente dos profissionais, e isso os motiva a realizar o trabalho. O software jurídico pode assumir a burocracia e contribuir para a organização interna. A videoconferência aproxima o cliente do advogado.

Existe, enfim, infinitas possibilidades de aproveitar a transformação digital que o COVID impulsionou. Mas tudo depende de adaptação.

COVID e o escritório de advocacia: adaptar é preciso.

O Direito 4.0 já tinha batido à porta quando a pandemia chegou. Mas com o COVID, o escritório de advocacia sentiu a necessidade de se adaptar o quanto antes. A transformação digital, se antes poderia ser adotada aos poucos, agora é imperiosa. E, para que isso ocorra de forma correta, é preciso se atentar a alguns pontos. Listamos a seguir aqueles que acreditamos ser fundamentais.

Compreensão das novas necessidades do mercado

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP) lançaram o Painel de Ações Judiciais com todas as ações judicializadas sobre o coronavírus no Brasil. O Supremo Tribunal Federal lançou o Painel de Ações Covid-19 exclusivo para os processos em curso no Supremo. A AB2L (Associação Brasileira de Lawtechs e Legaltechs) lançou a campanha #ajustiçanaopara para “mobilizar toda a comunidade jurídica a fim de usar as novas tecnologias e permitir que a justiça e o direito continuem funcionando”.

Essas ações são apenas exemplos de que existem novas necessidades a ser atendidas. O COVID e o escritório de advocacia estão começando a se relacionar agora com ações que discutem temas da própria pandemia. Mas essa não é a única relação.

O mercado mudou por completo. Algumas áreas do direito sofreram grandes impactos com o aumento da demanda. É o caso do Direito da Saúde e o Direito do Trabalho. Ao mesmo tempo, algumas áreas estão em um momento mais calmo. Os gestores precisam identificar as demandas de seu negócio para atendê-las da melhor forma, considerando o isolamento social.

Isso significa olhar para as soluções tecnológicas como opções de resolução dessas demandas. Caso tenha dificuldades, é possível contar com o auxílio de um “educador”. Ele pode ser um profissional do escritório que está mais antenado às novidades e que é capaz de transmitir o necessário aos colegas. Mas esse é apenas um auxílio ao gestor, que deve pensar em outras questões.

O que pode ser aplicado agora para manter o escritório em funcionamento? É preciso contratar mais um profissional para a área trabalhista ou a automatização pode assumir alguns processos internos e liberar os atuais? O importante é compreender as novas necessidades do mercado e unir intervenções humanas e tecnologia. Afinal, é um risco acreditar que a tecnologia opera milagres.

Um exemplo simples e amplo: a chegada da tecnologia 5G no Brasil, prevista para 2020. Ela movimentará o mercado de forma brusca, pois transformará a capacidade, a comunicação e a operação de qualquer negócio. Você está pronto para oferecer a suas equipes a possibilidade de usufruto de um ambiente de alta velocidade? Pense nisso.

Organização e controle da produção jurídica

A relação entre o COVID e o escritório de advocacia trouxe à tona uma necessidade urgente: organização e controle da produção jurídica. Se antes já era necessário ser um escritório organizado, agora não existe outra opção. Os gestores que não mantêm uma estrutura organizada no escritório correm muitos riscos.

Neste contexto em que vivemos, o controle da produção jurídica é ainda mais valioso. Por que é importante a definição de papéis dentro do escritório? Porque a atribuição de responsabilidades, em um escritório moderno, dá autonomia ao profissional. No trabalho remoto, o gestor não consegue controlar o trabalho de sua equipe quanto ao horário, mas somente quanto às metas. E cada profissional só conseguirá atingir às metas se souber exatamente o que deve fazer.

E isso comunica diretamente à necessidade de utilizar a tecnologia para facilitar o fluxo de trabalho de todos. O CPJ-3C, software jurídico da Preâmbulo, pode ajudar um escritório a estruturar todo o fluxo da produção jurídica com o apoio da automação de tarefas via workflow. Além disso, permite a definição de perfis de acesso e a criação de tarefas personalizadas para cada um deles.

Com a organização e o controle da produção jurídica o gestor terá visibilidade das informações. Sem organizar e controlar a produção jurídica é impossível ver dados dos processos internos. É impossível controlar o fluxo de trabalho, atribuindo responsabilidades e cobrando o cumprimento de prazos. Além disso, é a visibilidade dos dados que o permitirá tomar decisões de maneira fundamentada.

Monitoramento por indicadores e relatórios

Dentro da ideia de organizar e controlar a produção jurídica, o gestor deve se valer de indicadores. Essas ferramentas podem monitorar toda a atividade do escritório. Considerando que os profissionais estão de home office, os indicadores de desempenho serão ainda mais valiosos. Os indicadores costumam estar dentro de um bom software jurídico. O uso correto permite encontrar gargalos, identificar oportunidades e acompanhar a evolução e produtividade.

Mas essa não é a única maneira de realizar monitoramento. A geração de relatórios também dá ao gestor a visibilidade da produção jurídica. A funcionalidade de gerar relatórios personalizáveis é altamente estratégica, porque pode ser utilizada para diversos fins.

No CPJ-3C, existe o Business Intelligence, ferramenta exclusiva que cruza informações do escritório. Além de permitir a criação de gráficos personalizados, a funcionalidade dá uma visão completa e personalizada do que acontece em seu negócio. É a forma de conseguir resultados mais expressivos mesmo com o COVID e o escritório de advocacia.

Vale ainda pontuar que o CPJ-Connect possui mais de 10 dashboards acessíveis via browser a qualquer hora do dia. O monitoramento será ainda mais completo com essa ferramenta.

Relacionamento com o cliente

Considerando o COVID e o escritório de advocacia, o gestor pode se preocupar bastante com seus processos internos. Afinal, é preciso organizar e controlar a produção jurídica o quanto antes. Mas ele jamais pode se esquecer do relacionamento com o cliente. Afinal, trabalhar com o conceito de Customer Success (sucesso do cliente) e Customer Experience (experiência do cliente) é a atitude de escritórios inovadores.

O momento agora é de manter ainda mais perto os clientes e facilitar o acesso às informações. Se seu escritório ainda não prioriza a abertura de canais digitais, pense bem. A internet é nosso único ponto de interação no momento. Seus clientes passam mais tempo conectado. Será muito mais fácil se relacionar com eles pelo meio digital.

A medida mais importante neste momento é utilizar suas ferramentas em prol dos clientes. Como realizar a consulta processual? É possível orientá-los para que tenham autonomia em relação a esta tarefa. O CPJ Connect, por exemplo, traz a possibilidade de oferecer uma área exclusiva, personalizada com o logo do escritório, para que os clientes acessem informações processuais. É possível, inclusive, ativar um botão para que o cliente inicie uma conversa com o escritório pelo WhatsApp pela plataforma.

Mas este é apenas um exemplo. As redes sociais serão importantes para disseminar conteúdos que estão adequado ao contexto do COVID e o escritório de advocacia. Pense também em redirecionar seu marketing para que ele atue de forma empática a este momento difícil.

Falar de COVID e o escritório de advocacia é falar de como a transformação digital invadiu o mundo jurídico na pandemia. Quem ainda não se adaptou está perdendo mercado. Escritórios inovadores vem utilizando ferramentas para organizar, controlar e monitorar seus processos internos com eficácia, compreendendo as novas necessidades e se relacionando com os clientes.

Como você está em tudo isso?