CRM para escritório de advocacia: O que você precisa saber

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O CRM para escritório de advocacia é um programa de gestão do relacionamento com clientes. Nele, existem estratégias e práticas focadas nos destinatários dos serviços jurídicos que podem ser utilizadas pelo gestor. Cada ação tomada no sistema se destina a um fim, que pode ser análise das interações, gestão das relações, prospecção de novos clientes, dentre outras. Todas elas focadas nos clientes e na geração de valor para eles.

Esse programa integra o processo de marketing jurídico ou gestão comercial de um escritório de advocacia. Por meio dele, é possível identificar, atrair, captar e fidelizar clientes. Quer saber mais sobre o CRM para escritório de advocacia? Acompanhe!

Conceitos básicos para compreender o CRM para escritório de advocacia

É impossível para um gestor deter conhecimento profundo sobre todas as áreas de um escritório de advocacia. Marketing, administrativo, financeiro e jurídico possuem demandas muito diferentes. Mas é necessário ter uma boa visão global dos assuntos.

Para tanto, é preciso compreender alguns conceitos para saber como o CRM para escritório de advocacia é aplicado. No mínimo, ele deve entender o que é persona e o que é funil de vendas.

Persona

A persona, ou buyer persona, é o perfil imaginário que representa o cliente ideal do escritório de advocacia, que comprará os serviços oferecidos. A persona foi criada para ajudar uma empresa a compreender melhor quem é seu cliente e quais são suas necessidades, contribuindo para estratégias de marketing mais precisas.

Ela não se confunde com público-alvo, que possui uma definição mais ampla, sem especificar hábitos e características de uma pessoa. A persona é tão real quanto uma pessoa de verdade. A partir dela, é possível obter dados e insights valiosos para a estratégia do CRM.

Funil de vendas

Também chamado de pipeline, o funil de vendas descreve a jornada do cliente no escritório, desde o primeiro contato até a contratação dos serviços jurídicos. Em outras palavras, ele abrange todas as etapas necessárias para fechar o contrato.

É um processo do inbound marketing, aplicável ao marketing de conteúdo, em que a empresa firma sua marca no mercado se colocando como especialista em determinado assunto. Isso é feito por meio de blogs, webinars e outras ferramentas de marketing.

Antes de entender melhor o funil de vendas, é preciso saber o conceito de lead.

Leads e prospects

Leads são pessoas que interagem com o conteúdo fornecido pelo escritório, inclusive fornecendo informações de contato em troca do acesso a algum conteúdo. São potenciais consumidores. Ele não sabe como resolver o problema e considera várias soluções, mas ainda tem dúvidas se você é a opção mais acertada.

Já o prospect é alguém alinhado com a empresa, mas que não está necessariamente pronto para fechar um negócio. Por isso, a função da equipe de marketing é nutrir adequadamente a pessoa para começar a criar uma relação de confiança com o escritório.

Etapas do funil de venda

O funil de vendas é dividido em três etapas:

  1. Topo do funil (aprendizado e descoberta): a pessoa não tinha consciência sobre seu problema, mas, com o primeiro contato, compreende o gap e passa a estudá-lo. É o momento em que o escritório se mostra especialista no problema.
  2. Meio do funil (reconhecimento do problema e consideração de solução): a pessoa se informou sobre o assunto e admitiu que possui uma demanda. Agora, busca formas de saná-la. Aqui, aparecem os leads.
  3. Fundo do funil (decisão de compra): nesta etapa, se lida com os leads qualificados e com prospects, que estão prontos para receber o contato do vendedor. Ele reconhece seu problema, sabe que não consegue resolvê-lo sozinho e que precisará contratar um escritório de advocacia. Esse lead tem seu escritório como referência de mercado, alguém em que se pode confiar. Basta mostrar que é o parceiro certo para ele.

Qualquer ação importante que uma pessoa tome em relação a seu negócio é chamada de conversão. Dependendo da sua estratégia, a ação pode ser seguir nas redes sociais ou preencher um formulário. O funil de vendas trabalha exatamente em cima disso, direcionando a persona para a conversão. E por isso o CRM para escritório de advocacia é tão importante, já que ele tem visibilidade sobre todas as etapas.

A importância do controle do funil de vendas do escritório

O funil de vendas é a forma que o escritório de advocacia tem para acompanhar seu cliente. Em cada etapa desse processo, é preciso determinar quem será o responsável por realizar certa tarefa. É também precisa definir para qual cliente ela se destinará e outras ações específicas.

Veja esse cenário hipotético:

  • Existem 7 empresas determinadas que o escritório pretende prospectar como clientes;
  • Elas estão separadas em 3 buyer personas diferentes, e, para cada uma, deve ser determinado um tipo de ação, considerando seu perfil;
  • Pelo CRM para escritórios de advocacia, é possível verificar em qual etapa do funil de vendas está o relacionamento (potencial cliente, contrato fechado, discussão de termos, descoberta, proposta enviada etc.);
  • Há um valor determinado para a venda;
  • A ferramenta consegue prever a probabilidade de fechamento e calcular a previsão real da receita.

Por meio do CRM, ainda é possível definir a expectativa de fechamento do negócio, o responsável pelo cliente, o próximo passo que ele deverá adotar e o prazo de acompanhamento (follow-up). Em outras palavras, ele permeia todo o funil de vendas, ajudando em seu controle.

É a partir desse controle que o gestor pode analisar indicadores e metas para saber se a gestão comercial é eficaz.

Implementação do CRM

Implementar um CRM para escritório de advocacia é fundamental para obter sucesso com a ferramenta. Podemos listar 9 passos essenciais para isso, que envolvem o planejamento e a execução da estratégia. São eles:

  1. Análise da empresa: identifica o contexto da implementação e as necessidades do negócio. Analisar a gestão de relacionamento atual e seus processos, os profissionais relacionados, o mercado e os resultados é um bom começo.
  2. Definição dos objetivos da estratégia: motivo pelo qual se quer implementar um CRM. Pode ser aumentar a rentabilidade, fidelizar clientes, dentre outros. Os objetivos devem ser desmembrados em metas, e é preciso definir os KPIs para definir se elas foram concluídas.
  3. Definição da equipe e dos responsáveis envolvidos no CRM: cada colaborador deve ter responsabilidades definidas e, de acordo com elas, níveis de acesso à ferramenta de CRM.
  4. Escolha da ferramenta de CRM para escritórios de advocacia: diante das inúmeras opções no mercado, considere aquelas personalizáveis, com funcionalidades interessantes e fácil integração a outras ferramentas, como software jurídico.
  5. Mapeamento dos processos do negócio: momento para identificar gargalos e problemas atuais e criar fluxo de tarefas para cada processo.
  6. Configuração da ferramenta: é a implementação em si. Nessa etapa, escolhe-se uma opção de customização para se adequar às demandas do escritório. O gestor deve inserir as informações e apontar as atividades de cada usuário. Caso necessário, recorra ao fornecedor.
  7. Alinhamento da equipe: o CRM só funcionará se o trabalho em equipe for eficaz. O projeto deve ser bem comunicado a todos do escritório, de forma a despertar o engajamento e o comprometimento com a estratégia de relacionamento do cliente. É neste momento que ocorre o treinamento dos colaboradores.
  8. Análise de KPIs: para verificar se as metas foram atingidas, o gestor deve analisar os indicadores estabelecidos. Com base no resultado, identificará as oportunidades de melhoria.
  9. Ajuste da estratégia: etapa final, de ajustes nos processos para que se atinja os resultados desejados e se elimine as falhas que prejudicam a estratégia.

Um bom CRM para escritórios de advocacia é aquele que se integra facilmente ao software jurídico utilizado e que emite relatórios fundamentais para a gestão. Com isso, o gestor consegue ter um relacionamento com o cliente eficaz, que traz resultados positivos ao negócio.