Como aplicar uma cultura data driven em escritórios e departamentos jurídicos

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O uso de tecnologia aplicada a dados fez com que muitas soluções aparecessem na advocacia, inclusive o data driven em escritórios e departamentos jurídicos. O número de informações diárias geradas na advocacia é enorme, seja por causa da própria gestão ou por causa da atualização dos andamentos processuais. E elas são fundamentais.

Não à toa, a expressão “Data is the new oil“ vem sendo muito utilizada. Como as inovações tecnológicas utilizadas atualmente são baseadas em dados, nada mais certo pensar que elas são as ferramentas capazes de entender comportamentos e facilitar o dia-a-dia. Se a empresa deseja prosperar, deve criar novos negócios a partir desses insights. Em outras palavras, fazer uma gestão eficaz em relação aos dados. E como isso é possível? Aplicando uma cultura data driven em escritórios e departamentos jurídicos.

Se você não sabe como aplicá-la, veja nossas dicas!

Data driven em escritórios e departamentos jurídicos

Uma gestão movida a dados, aplicável a qualquer atividade econômica e a qualquer setor de uma organização, é chamada de gestão data driven. Os dados que podem ser extraídos podem ser gerenciados. Essa é a premissa básica.

Por serem informações reais e concretas, capazes de fundamentar boas decisões, os dados dependem de uma análise certeira pela equipe responsável pela tarefa, que também deverá convertê-los em uma ação relevante. Sem ação destinada aos dados (inércia), eles não têm qualquer utilidade.

Mas como, na prática, é a cultura data driven em escritórios e departamentos jurídicos? Esses negócios, para se orientarem por dados, precisam deles de forma estruturada. Isso significa que as informações, além de disponíveis, devem se apresentar de forma concatenada. Suponha que existem dados que demonstram o tempo de ociosidade dos advogados do escritório. Se o gestor aplica o data driven, consegue encontrar soluções que otimizam a performance dos profissionais.

E como aplicar um cultura data driven em escritórios e departamentos jurídicos? Comece pelo básico: compreenda quais os tipos de dados necessários, sabendo onde eles estão armazenados, diferencie métricas de vaidade e métricas de performance, gere dados realmente úteis, aproveite-os para ter uma visão global do negócio, centralize-os e utilize um software jurídico.

Compreender o tipo de dado necessário

Quais os dados necessários para seu negócio? Aplicar uma cultura data driven em escritórios e departamentos jurídicos depende, inicialmente, dessa compreensão. A cada momento, o gestor traça um objetivo específico. Mas ele só será concluído se houver informações fundamentadas que indicam as melhores ações para tal.

Imagine que o foco do momento seja o relacionamento com cliente. Não basta apenas ter os contatos de todos. Isso, em si, não adianta. É preciso aplicar as métricas de performance sobre essas informações, que serão responsáveis por indicar quais as ações trazem mais resultados. O que deve ser modificado? Qual ação não pode mais ser tomada?

As ações dependem diretamente do tipo de dado que o gestor utilizará e quais os dados de performance serão usados para mensurá-las. Após esse diagnóstico, será possível começar uma estruturação de dados, dando a eles formas inteligentes de lançamento, arquivo e busca.

Diferenciar métricas de vaidade de métricas de performance

As métricas de vaidade (vanity metrics ) são métricas que, apesar de parecerem boas, não trazem nenhuma informação relevante para que a empresa conclua seu objetivo. Em palavras simples, são meras distrações no caminho.

Um exemplo simples é o número de curtidas em uma postagem na rede social. O mero fato de ter milhares de likes em um post não significa que o produto anunciado é o maior sucesso de vendas. Se a empresa deseja aumentar suas vendas, essa métrica não será muito significativa.

Já as métricas de performance (meaningful metrics) são mais relevantes, porque dizem algo. Como dissemos anteriormente, elas são informações que indicam as ações que trazem mais resultado, permitindo ao gestor modificar ou extinguir atos.

Gerar dados realmente úteis

Outra medida fundamental para aplicar uma cultura data driven em escritórios e departamentos jurídicos é gerar dados realmente úteis. Como afirmado, dados ociosos, que não sofrem qualquer ação, não tem utilidade.

Para que ocorra essa geração, é preciso seguir 3 passos simples:

  1. Definir sua meta;
  2. Determinar quais dados podem ajudar na execução daquela meta e na mensuração daquela ação;
  3. Descobrir como fazer a extração desses dados.

Aproveitar os dados para ter uma visão global do escritório ou departamento jurídico

Um dos maiores benefícios que a cultura data driven em escritórios e departamentos jurídicos traz é a possibilidade de ter uma visão global do negócio. Para tanto, é preciso aproveitar os dados neste sentido.

Em cada área, o uso dos dados possui uma meta específica. Traçadas as ações para que o objetivo seja atingido, com as respectivas mensurações por meio das métricas, o gestor terá visibilidade de todo o processo.

Centralizar os dados

A centralização de dados é fundamental para ter uma cultura data driven em escritórios e departamentos jurídicos. Não só pelo volume de informação, mas pelo grande trabalho da coleta de dados. Se eles permanecerem dispersos, será impossível aproveitá-los de forma útil.

Contar com a ajuda de um software jurídico

Muitos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos contam com o auxílio de um software de gestão voltado para a área do Direito. Esse programa, que apresenta muitas funcionalidades, pode ser utilizado muito além da ferramenta. Ou seja, com inteligência, ele pode dar muito mais frutos do que meramente organizar toda a gestão jurídica.

E utilizar o software de forma inteligente é colocar os dados para trabalhar em prol do escritório ou do departamento jurídico. Como a coleta é automatizada e simples, os gestores precisarão de algum tempo inicialmente para compreender quais as informações e seus cruzamentos serão interessantes para o negócio. Com um objetivo definido e desenvolvido, será possível obter grandes resultados.

A ferramenta é, assim, de grande ajuda na visualização dos dados e facilita sua interpretação, possibilitando ao gestor pensar em ações estratégicas. Um bom exemplo é a análise de um dado que aparenta ser negativo. Na dúvida, o gestor pode assumi-lo como uma ameaça. A partir de então, pensará em soluções para neutralizá-la.

Ter uma cultura data driven em escritórios e departamentos jurídicos é importante para que as estratégias traçadas deem resultados positivos para o negócio. Com um software jurídico, é mais fácil aplicá-la.