Conheça as 8 dicas imperdíveis de implementação para um escritório de Advocacia de sucesso!

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Como implementar software jurídico pode ser um diferencial na Advocacia? 

Ter controle dos dados processuais do seu escritório e saber quais estratégias adotar com base nessas informações – isso é o diferencial! 

Para se destacar no acirrado mercado jurídico, um escritório precisa fazer mais do que contabilizar passivos judiciais. Não basta ter um banco de dados para saber a quantidade de processos e cumprir os prazos processuais. 

Digamos que o cliente queira saber a estimativa de tempo para encerramento da ação.  

Sabemos que o advogado não pode prometer um resultado, mas é possível determinar uma expectativa, com base em casos pregressos. Mas e como calcular isto? 

Você com certeza deve ter essas dúvidas:

  • O valor do risco envolvido? 
  • Quanto o cliente pode obter de economia ao optar por um acordo? 
  • Quais são as chances de êxito num recurso? 
  • Qual o tipo de negócio dele mais gera demandas judiciais e que tipo de argumentação obtém êxito?  

Principalmente: como acessar todas essas informações? 

A resposta para todas essas perguntas é mais simples do que parece: efetuar a contratação de um software de gestão jurídica, ou de controladoria.  

Entenda agora como tudo isso pode te ajudar e na prática! 

Implementação: parametrizar conforme as necessidades do escritório 

Para um melhor uso do software jurídico, a padronização deve ser feita de acordo com as necessidades de cada escritório. Por isso, é preciso ter uma boa implementação. 

Afinal, o que é implementação? É aqui que ocorre a transição dos processos e demais atividades do escritório para o software jurídico escolhido. É também o momento em que o advogado vai aprender a utilizar e conhecer as ferramentas do sistema. 

A seguir, vamos te mostrar como isso funciona nas soluções oferecidas pela Preâmbulo Tech. 

Como funciona a implementação guiada do software jurídico na Preâmbulo Tech? 

Para fazer a implementação guiada do software jurídico, a Preâmbulo conta com uma equipe multifuncional (Squads), constituída por advogados, controllers, especialistas em financeiro e técnicos de informática. É essa equipe que ajudará seu escritório de advocacia a atingir seus objetivos com a adoção do sistema. 

Vale destacar que o projeto de implementação é uma cocriação de valores, que envolve o escritório e o implementador. Em outras palavras, a implementação guiada do software jurídico da Preâmbulo tem o direcionamento do consultor, mas a responsabilidade e a vontade de realizar as mudanças deve partir do gestor do escritório. 

Confira as 8 etapas necessárias a uma implementação bem-sucedida: 

As 8 fases da implementação bem-sucedida 

Para ter um sistema bem parametrizado e adequado a suas necessidades, a implementação guiada do software jurídico CPJ-3C se dá em 8 etapas, que ocorrem com a participação dos advogados e outros profissionais que utilizarão o sistema. Confira: 

  1. Onboarding 

A primeira etapa da implementação guiada do software jurídico é o onboarding. É feita uma ligação rápida, para contato inicial entre o escritório e o implementador. O consultor da Preâmbulo se apresenta, e verifica quem será o responsável pelo projeto de implementação dentro do escritório e confirma os dados da contratação. 

Neste momento, começa o alinhamento de expectativa do cliente e das possibilidades da ferramenta. As perguntas são mais genéricas por enquanto, mas é importante salientar que o gestor do escritório possui responsabilidades no processo de implementação guiada do software jurídico. Não será algo simples e rápido, tenha isso em mente. 

Com uma abordagem humanizada, o implementador tentará perceber as dores do cliente, se conectar com as demandas e necessidades, prevenir problemas, e entender a quantidade de mudanças pelas quais o cliente precisará passar para realizar o processo de implementação. 

  1. Instalação de ambiente de homologação 

A etapa de instalação de ambiente de homologação é exclusiva para clientes que já têm o CPJ-3C. Ela consiste na instalação de uma base para treinamento (cópia), testes e homologação do sistema, que é imprescindível para a implementação guiada do software jurídico. Ela é feita pelos técnicos do Service Desk. 

  1. Briefing 

A reunião de briefing é a terceira etapa da implementação guiada do software jurídico. Em aproximadamente 1 hora, o implementador conversa com o gestor responsável pela implementação para conhecer a estrutura do escritório e sua forma de trabalho, bem como para obter as informações necessárias para parametrizar o sistema. 

Neste momento, ao contrário da etapa 1, as perguntas são bem detalhadas, porque envolvem toda a organização do escritório, desde o recebimento de uma ação nova, passando pelo cadastro, recebimento de publicações, divisão de prazos, até chegar na rotina de encerramento. 

É uma etapa que também demanda uma atuação humanizada para que o implementador conheça a fundo a rotina jurídica, compreenda as necessidades do cliente, e faça o direcionamento dos treinamentos e sugestões de melhoria e boas práticas. 

Um ponto importante dessa fase da implementação guiada do software jurídico é que o implementador deve identificar expectativas do cliente que eventualmente não podem ser atendidas e explicar as alterações da versão (em casos de atualização). 

Outro ponto fundamental é que muitos escritórios encaram a contratação do sistema como uma ruptura para uma melhoria na gestão, um passo rumo à concretização da transformação digital. Nesses casos, o implementador precisa identificar se o escritório tem esse intuito de mudança e se está disposto a ajustar a rotina. 

  1. Treinamentos 

Os treinamentos são uma etapa importante da implementação guiada do software jurídico. Eles variam em quantidade e duração, dependendo de fatores, como tamanho do escritório, perfil do cliente e do implementador, e número de horas contratadas.  

O implementador precisa ter muita sensibilidade para fazer esses ajustes de treinamentos, porque eles devem ser completamente direcionados para o perfil e necessidades do cliente.  

Enquanto alguns têm foco em relatório, outros focam no Connect. Há clientes que gostam de conhecer todos os ícones do sistema, mas há clientes mais práticos, que preferem conhecer só o que vão usar no dia a dia. 

De modo geral, os treinamentos são divididos em: 

  • 1º Treinamento: Módulo Processual – Cadastro de pessoas, processos, usuários; 
  • 2º Treinamento: Módulo Processual – Tramitação, relatórios, eventos, sugestão de prazo encadeamento; 
  • 3º Treinamento: Parametrizações – Preferência, estrutura de Células e Equipes, Configuração do Workflow; 
  • 4º Treinamento: Módulo de Atividades – novidades da versão H, como lançar e cumprir tarefas simples; 
  • 5º Treinamento: Módulo de Atividades – como lançar, cumprir, atribuir, devolver tarefas de fluxo, tarefas com erro (WF de publicações); 
  • 6 º Treinamento: Dúvidas. 

Nessa fase, os clientes assistem aos treinamentos com a base de homologação e fazem os testes nela, que não se comunica com a base oficial do cliente. Todos os treinamentos são gravados e os vídeos são enviados pelo cliente, por pastas no Onedrive. 

O implementador, por sua vez, deve manter sua abordagem aberta e atenciosa, porque o sistema possui muitas ferramentas, e é preciso adaptar todas as possibilidades para atender à necessidade daquele cliente em específico. 

  1. Homologação da versão 

Nesta etapa de implementação guiada do software jurídico, o cliente confirma se o escritório se adaptou ao sistema e se vai, de fato, homologar a versão. 

O implementador, neste ponto, será essencial para o sucesso da implementação, pois deve estar atento aos sinais do cliente, para avaliar se ele realmente sabe mexer no sistema ou se só está homologando “da boca pra fora”. Afinal, a intenção da Preâmbulo é garantir a satisfação dos nossos clientes. 

  1. Virada 

Para quem possui uma base antiga (produção), essa é a etapa em que ela é transformada na base oficial. Por isso, é uma etapa de implementação guiada do software jurídico que só existe para os clientes de atualização. Ela é conduzida pelos técnicos de TI. 

  1. Treinamento final (dúvidas) 

Após a fase de testes e a virada, é comum que os escritórios tenham dúvidas, pois passam a mexer no sistema “de verdade”. Por isso, o implementador deve fazer uma nova avaliação, seguindo a mesma lógica da etapa de treinamentos, para sanar todas as questões possíveis e garantir que o cliente tenha êxito na ferramenta.  

  1. Encerramento 

Por fim, a última etapa da implementação guiada do software jurídico é a reunião final para encerramento e orientações sobre como o cliente deve proceder dali para frente. A partir dessa reunião, e em caso de dúvidas ou ajustes deve recorrer ao Help Desk, e não mais ao implementador. 

Quero agendar a implementação do software jurídico PARA ONTEM! O que eu faço? 

A implementação guiada do software jurídico é uma prática considerada de fundamental importância para a Preâmbulo. Por este motivo, dividimos em 8 etapas para que o cliente acompanhe de perto todos os processos, assumindo também sua parcela de responsabilidade sobre a parametrização da ferramenta. 

Quando a implementação é feita com êxito, consegue garantir que o software jurídico seja adequado ao cliente, e que o escritório possa utilizá-lo em seu máximo desempenho para otimizar suas atividades. 

Ficou interessado em saber mais sobre as soluções da Preâmbulo Tech para o seu Escritório de Advocacia? Conheça já o sistema CPJ-3C

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