Falta de tempo é desculpa por falta de métodos

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“Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.” Albert Einstein

Recentemente, numa mentoria a uma grande banca jurídica, abordávamos algumas das ferramentas clássicas de gestão empresarial, quando um tema veio à tona com muita força: gestão do tempo e delegação.

Você já chegou em casa, ao final de um dia de trabalho, exausto, mas com a sensação de que não produziu quase nada?

A velocidade nas comunicações, bem como o bombardeio ilimitado de informações que recebemos diariamente, nos dão a sensação de absoluta incapacidade em lidar com todas as tarefas e, que precisamos de 48 horas em nossos dias. Sem falar das constantes interrupções que nos afetam naqueles momentos em que conseguimos nos concentrar, o que acaba nos tornando altamente improdutivos e sem tempo para nada.

Normalmente, a solução encontrada é ir para o escritório muito cedo, pela manhã ou trabalhar até mais tarde, quando os telefones silenciam e a empresa está deserta. Acontece que este não é o melhor método.

Uma frase atribuída a Albert Einstein, utilizada em nosso título, diz: Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.

Naquela mentoria citada no início do artigo, fui inspirado por esta frase que logo veio à minha cabeça e, com o resultado vislumbrado, decidi trazer a você uma técnica que utilizo no meu dia a dia, a qual me auxilia muito a ser um “high performance”.

Trata-se de uma ferramenta utilizada e eternizada pelo 34º Presidente dos Estados Unidos da América, Dwight D. Eisenhower, daí seu nome Matriz Eisenhower. Esta ferramenta de gestão do tempo foi popularizada no início dos anos 90 pelo autor do livro Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes, Stephen Covey.

Esta ferramenta sugere que façamos uma distinção entre as tarefas de nosso dia a dia em 4 tipos:

UI – Urgentes e Importantes: São aquelas tarefas que prenunciam a crise e são carregadas de pressão e beiram a falta de controle. Trata-se da situação em que você age como se apagasse incêndios o dia todo, resultando, ao final, em esgotamento e uma sensação de improdutividade. Este é o quadrante em que 80% dos advogados encontram-se e que devemos evitar. Estas tarefas devem ser resolvidas imediatamente e todo o esforço organizacional deve ser direcionado para que não voltem a ocorrer.

NUI – Não Urgentes e Importantes: Este é o quadrante que desejamos estar, aquele que é o resultado de planejamento e organização. Ao conseguirmos trabalhar nesta posição podemos ser mais estratégicos e aproveitar as oportunidades que o mercado nos apresenta, com maior produtividade e assertividade.

UNI – Urgentes e Não Importantes: As tarefas ligadas a este quadrante são aquelas denominadas como “ladrões de desempenho”, as quais vivem nos assediando, tais como telefonemas, e-mails, mensagens de whatsapp, etc. As tarefas deste quadrante nos encaminham, sorrateiramente, para o caos e ao descontrole, gerando decepções.

NUNI – Não Urgentes e Não Importantes: Estas tarefas são aquelas típicas dos procrastinadores. Aqui encontram-se as redes sociais, o bate papo interminável no cafezinho, as reclamações, enfim, tudo aquilo que não gera nenhuma produtividade e, pelo contrário, encaminham a pessoa ao fracasso. Não é à toa que este quadrante é denominado de quadrante do desperdício.

Acredito que não seja necessário dizer que um advogado que pretende ser um “high performance”, sem comprometer a qualidade de vida, deve eliminar todas as atividades contidas no quadrante NUNI (Não Urgentes e Não Importantes) e buscar uma agenda NUI (Não Urgentes e Importantes), mas de qualquer forma, aqui vai: elimine absolutamente tudo o que se enquadrar na primeira e concentre-se na organização e planejamento da segunda categoria.

É fundamental ter em mente que as atividades urgentes são aquelas que nos são impostas e exigem atenção imediata, ou seja, devemos trabalhar para evitar orbitar neste quadrante. Obviamente que este tipo de atividade é inevitável em nosso dia a dia, mas devemos, tanto quanto possível, minimizar sua influência sobre nós.

Por outro lado, as atividades importantes estão diretamente relacionadas aos resultados que buscamos, ao planejamento estratégico, contribuindo para o atingimento dos nossos pilares corporativos (Missão, Visão e Valores). É aqui que 80% do nosso dia deverá estar situado. Não devemos imaginar, entretanto, que, por buscarmos viver no quadrante NUI, nossa responsabilidade pelo cumprimento de prazos se invalida. Se nosso planejamento aponta uma data específica para obtenção de determinadas metas, devemos agir com senso de compromisso e buscar os resultados com determinação e afinco, mas de maneira planejada e organizada e, sempre que possível, antecipando-se aos prazos.

Tendo apresentado os conceitos básicos da Matriz de Produtividade, acredito, ainda, ser salutar uma conceituação acerca do que vem a ser Urgente e Importante, pois percebi grande dificuldade, por parte de muitos advogados, em realizar a classificação.

Como saber quais são as tarefas urgentes da minha lista?

A resposta direta e objetiva a esta pergunta é: o prazo! Toda tarefa deverá ser considerada urgente sempre que existir um prazo para sua execução. Significa dizer que serão urgentes aquelas tarefas que, após um determinado dia, você perderá a chance de fazê-la. Um exemplo clássico: os prazos peremptórios.

Outra possibilidade de uma situação urgente é um prazo para cuja tarefa você não necessita cumprir exatamente naquela data, mas este atraso lhe causará prejuízos. Um exemplo é você aguardar pacientemente uma manifestação judicial, sem nenhum tipo de provocação, o que gerará, como consequência da sua inércia, o “estaleiramento” do processo em alguma mesa ou arquivo do fórum. Esta tarefa, apesar de não ter um prazo peremptório, continua sendo urgente, pois lhe gerará prejuízo.

Uma vez superada a questão da urgência, podemos nos debruçar sobre o entendimento do que são tarefas importantes.

Tendo em vista que o escritório de advocacia é uma empresa e segue um planejamento estratégico, com suas metas e métricas muito bem definidas, podemos afirmar que uma tarefa considerada importante contribuirá diretamente para o alcance dos objetivos traçados naquele documento.

Já superada a questão da diferenciação entre tarefas urgentes e importantes, chegou a hora de passarmos à prática. Convido-o a exercitar e construir a Matriz de Einsenhower, ou melhor, a sua Matriz de Produtividade.

Inicialmente, baixe o arquivo que disponibilizamos a você clicando aqui.

Note que há 4 quadrantes em sua matriz, cada um representando exatamente os quadrantes UI (urgentes e importantes), NUI (não urgentes e importantes, UNI (urgentes e não importantes) e, por fim, NUNI (não urgentes e não importantes). Você verá que as colunas separam os itens de acordo com a urgência e as linhas levam em conta a importância da tarefa.

Uma vez que você tenha se habituado com o formato da matriz, sugiro que você inicie listando todas as suas tarefas a serem realizadas no mês, na semana e no dia. Não se preocupe, neste momento em classificar as tarefas, apenas liste-as.

Após finalizada a sua listagem, inicie a classificação dos itens apenas de acordo com a urgência. Isso garantirá que você não será influenciado por prazos de terceiros quando for classificar suas tarefas importantes.

Ao finalizar esta classificação, delegue todas as tarefas que estiverem no quadrante UNI (Urgentes e Não Importantes), em seguida, elimine todas as tarefas que estejam listadas em NUNI (Não Urgentes e Não Importantes) e dedique os seus esforços nas UI (Urgentes e Importantes) de imediato, visando finalizá-las o mais brevemente possível e concentre-se nas NUI (Não Urgentes e Importantes) que são a alma do seu escritório, são essas as tarefas planejadas que lhe darão sustentabilidade e lhe garantirão um futuro brilhante.

Pronto, agora você já poderá inserir suas tarefas na agenda do software de gestão do seu escritório, de tal forma que, a partir de agora, um sistema de tecnologia da informação garantirá que nenhuma das tarefas será esquecida ou deixada de lado sem uma justificativa plausível e permitirá uma avaliação de desempenho e produtividade para todos os níveis da sua banca.

 

Valdemiro Kreusch Júnior é publicitário e MBA em Marketing pela Fundação Getúlio Vargas. Executivo de Marketing com mais de 15 anos de experiência, professor de pós-graduação e da ESA (Escola Superior de Advocacia da OAB/PR), sócio fundador da Éos Inovação na Advocacia, mentor de Inovação e criador do conceito Law Business Design.