Gestão à vista: transforme a equipe do seu escritório em uma máquina de alta performance

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Se fosse possível ter uma prática de gestão sem desperdícios de tempo e resultado, você se interessaria? Gestão à vista é uma dessas práticas orientada especialmente por dados. Esse modelo de gestão promove benefícios também para um escritório de advocacia, e sua aplicação não é algo difícil, é basicamente deixar à vista o que irá auxiliar todos os colaboradores.  A seguir apresentamos os principais pontos sobre o tema!

O que é gestão à vista

Gestão à vista é deixar todas as informações relevantes da empresa claras e visíveis para todos os colaboradores. Dados de performance, indicadores do departamento e de gestão ou qualquer outro dado que auxiliará na gestão dos profissionais deve estar à vista.

Se o tempo médio de elaboração de uma petição inicial é de 3 horas, é preciso informar aos responsáveis que é possível fazer em 2 horas. Com a visibilidade, eles percebem que existe uma brecha para melhoria. Ou seja, mudam o comportamento para atingir tal objetivo.

Em outras palavras, gestão à vista é comunicar informações estratégicas de forma rápida e intuitiva para aumentar a independência e a autonomia dos profissionais. Isso faz com que todos se alinhem à estratégia e aos valores do escritório de advocacia.

E existem várias formas de realizar essa comunicação, e elas não se prestam apenas para lembrar os colaboradores sobre as atividades do mês ou do status de um projeto, por exemplo.

Aplicando a gestão à vista

A opção pela forma de aplicar a prática da gestão à vista é unicamente do gestor. Ele deve ter a percepção do modelo que melhor se adapta ao escritório, proporcionando mais resultados para o negócio. Mas é preciso lembrar que não se trata de mera divulgação indiscriminada de informações. Elas devem fazer sentido para a equipe, estar dentro de um contexto. Em outras palavras, deve existir uma relação causal entre o trabalho dos profissionais e os indicadores apresentados.

Independentemente da forma, o escritório deve prezar pela transparência, o que colabora para o resultado da gestão à vista. Dentre as maneiras, existe o quadro de atividades (Kanban e Scrum), os dashboards de indicadores, o Balanced Scorecard e a TV corporativa.

Quadro de atividades

O quadro de atividades é personalizável a cada equipe e serve para mantê-la informada e para gerenciar de forma eficaz as atividades de um projeto. A metodologia otimiza a comunicação interna, comunica resultados, integra equipes, gerencia métricas e guia reuniões. Os melhores exemplos são:

  • Kanban: utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos projetos.
  • Scrum: projetos divididos em ciclos (Sprints), que representam uma janela de tempo (Time Box) dentro da qual um conjunto de atividades deve ser feito.

Dashboards de indicadores

Bons softwares jurídicos possuem dashboards com os principais indicadores de desempenho, demonstrados com gráficos e tabelas. A ideia é monitorar simultaneamente um grande número de informações, visualizadas com facilidade em um único ambiente.

No caso do CPJ-3C, existe os indicadores do CPJ Analytics, que está intimamente ligado ao business intelligence na advocacia.

Balanced Scorecard – BSC

O Balanced Scorecard é uma metodologia de gestão que define 4 perspectivas estratégicas: clientes, financeira, processos internos, aprendizagem e crescimento. A gestão à vista no BSC depende do compartilhamento em tempo real dos indicadores que mensuram o atingimento das metas dessa perspectivas.

TV corporativa

A TV corporativa é um bom canal para a gestão à vista, pois se trata de uma comunicação visual por telas, imagens e vídeos chamativos. É uma ferramenta que agiliza o processo de atualização da comunicação e dinamiza a gestão de indicadores. Ela é, inclusive, utilizada para reduzir o tempo de treinamento e otimizar a eficiência do trabalho.

Gestores que trabalham com o CPJ-Analytics conseguem integrar seus dashboards com a TV corporativa.

Benefícios da gestão à vista

A gestão à vista é fundamental para transformar o escritório em uma máquina de alta performance. Afinal, a análise constante de dados e informações dá sentido às ações realizadas. Não é preciso aguardar as reuniões periódicas para recolocar “o trem nos trilhos”. Com visibilidade e transparência, os ajustes e melhorias são feitos a partir da observação dos dados de performance da organização.

Visão abrangente do negócio

Todos os profissionais do escritório passam a ter uma visão abrangente do negócio com a gestão à vista. Eles conseguem visualizar o cenário em que estão inseridos todos os dias e passam a perceber como suas ações influenciam nos resultados obtidos por todos.

Além disso, a visão global provoca novos pensamentos e estratégias, já que se passa a considerar o contexto geral na hora de tomar decisões.

Melhorar as estratégias de gestão de pessoas

Implementar uma gestão à vista influencia diretamente do envolvimento das equipes. Com mais autonomia, a motivação e a dedicação aumentam. Há mais engajamento (compromisso emocional) com o escritório, o que melhora a produtividade.

Como há um sentimento de pertencimento maior, os profissionais entendem que há uma possibilidade real de crescimento. Daí a importância de dar autonomia para que eles tomem suas próprias decisões. Além disso, é preciso possibilitar que eles tenham visão do impacto positivo que seus esforços causam no negócio.

E a gestão à vista é que auxilia as equipes a trabalharem melhor esses pontos. Como consequência do engajamento, haverá uma melhoria no relacionamento interno, tanto dentro das equipes quanto na relação líder e liderados. Isso também proporcionará um ambiente de trabalho prazeroso.

Facilitar e otimizar os processos

Como decorrência da autonomia dos colaboradores, os processos internos serão otimizados, já que a produtividade cresce, e as decisões são tomadas em menor tempo.

A gestão à vista, por proporcionar informações em tempo real para os profissionais, permite que, mesmo diante de imprevistos, as decisões tenham fundamento, já que cada pessoa do escritório terá conhecimento da situação contextualizada de seus projetos.

Essa visibilidade também contribui para que eles mantenham o foco nas tarefas importantes, sabendo o que deve ser prioridade.

Controlar metas

Existem estratégias que dão melhores resultados e outras que são ineficientes. A gestão à vista possibilita o acompanhamento diário das metas, facilitando essa identificação. Se os objetivos estão claros, as equipes possuem mais motivação e dedicação para cumpri-los, sendo possível agir rapidamente na correção de desvios.

A gestão à vista pode ser considerada uma boa forma de proporcionar o ownership na advocacia[  Ter informações estratégicas à vista aprimora a cultura organizacional e motiva os profissionais do escritório a “vestirem a camisa”.

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