GESTÃO DE CORRESPONDENTES JURÍDICOS

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Um dos principais problemas enfrentado pelas grandes bancas de advocacia e departamentos jurídicos é a contratação e gestão de advogados correspondentes.

Por um lado, a tecnologia do e-mail, scanners, smartphones e internet permitiu a contratação massiva de correspondentes, diminuído os custos com deslocamentos e aumentando a rapidez na solução de problemas logístico. Por outro lado, o aumento da contratação desse profissional, com pouca afinidade com a cultura e as regras do escritório, e em geral com pouco comprometimento, trouxe outros problemas para serem solucionados, como a gestão da qualidade e dos custos desse serviço.

Empresas e escritórios que optam por uma administração descentralizada dos correspondentes, onde cada advogado ou equipe tem liberdade para contratar seus próprios correspondentes, ganham em agilidade e podem fazer um controle de qualidade dos serviços mais eficiente, no entanto, perdem em gestão dos custos. Já os que centralizam a contratação de correspondentes em unidades como controladorias ou backoffice, tem condições de formar uma rede mais capilarizada, e certamente conseguem trabalhar com um custo menor, mas o controle da qualidade dos serviços acaba prejudicado.

A gestão dos correspondentes envolve não somente a contratação dos mesmos, mas também o controle dos prazos, observância de regras e normas internas e do cliente, limites de conduta, preparação e envio dos documentos necessários, como procurações, autorizações, alvarás, substabelecimentos, documentos societários. Além disso, após o cumprimento da diligencia, há necessidade de contabilizar os custos e despesas havidas com os correspondentes, solicitando reembolso quando possível, ou apropriando as despesas nos respectivos centros de custo.

Em geral, toda essa gestão dos correspondentes é feita por meio de planilhas e envio de e-mails, o que certamente não é o ideal.

Já os escritórios e departamentos jurídicos que contam com o CPJ-3C da PREAMBULO, o mais moderno sistema de gestão de escritórios e departamentos jurídicos do Brasil, contam com um módulo exclusivo para gerenciamento de correspondentes o “ACT”.

Nesse módulo, é possível cadastrar todos os correspondentes, especificando os locais em que eles atendem, os serviços que prestam, e os valores que praticam, o que pode ser feito levando em conta as diferentes carteiras, clientes e contratos atendidos pelo escritório.

A partir da tramitação do processo, o advogado que necessitar contratar um correspondente, terá acesso a uma lista de profissionais disponíveis, obedecendo as regras previamente cadastradas pelo gestor. Ou seja, não é possível contratar um profissional que não atenda às regras definidas por exemplo por um determinado cliente.

Uma vez escolhido o profissional, o CPJ-3C, utilizando sua ferramenta de GED, permite a geração de documentos padronizados que deverão ser encaminhados ao correspondentes. O sistema também passa a gerenciar a tarefa agendada, evitando a perda de prazos.

O módulo ACT permite várias formas de gerenciamento do contato do advogado com o correspondente, seja por e-mail, seja por disponibilização de uma interface exclusiva para o correspondente, tudo fica registrado junto ao tramite do processo.

Por fim, o CPJ-3C também gerencia as despesas e custas processuais havidas com o correspondente, atualizando a conta-corrente do cliente, os centros de custos respectivos, e emitindo as respectivas notas de reembolso. Isso permite uma visão gerencial muito mais transparente para o escritório e para o cliente.

Administrar a carteira de correspondentes certamente é um desafio para os grandes escritórios, mas fica muito mais fácil e seguro faze-lo utilizando um sistema voltado para essa finalidade.

Entre em contato com a preambulo e conheça mais sobre o módulo ACT e sobre o melhor software de gestão jurídica do Brasil.