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Por que usar workflow no escritório?

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O workflow no escritório de advocacia possui funções muito bem definidas. Seu ponto principal é profissionalizar a padronização de procedimentos, gerando precisão nos fluxos de tarefas. Por definição, é um conjunto de regras de controle de informações e ações processuais. Assim, consegue resolver os principais problemas de gestão na advocacia. Se você quer contar com a tecnologia para melhorar o fluxo de trabalho, adotando um sistema de workflow, confira porque usá-lo em seu escritório! 

Aprimorar a performance

O uso do workflow no escritório de advocacia aprimora a performance do negócio. Isso decorre de 3 principais fatores: minimizar erros humanos, automação de rotinas e procedimentos, e extração de relatórios.

Menos erros

Os erros humanos, na maior parte dos casos, ocorrem pela desorganização do fluxo de trabalho. A ausência de padronização pode fazer com que os profissionais pulem etapas importantes ou realizem tarefas desnecessárias. O resultado são os gargalos na produção. Quando eles são minimizados, a equipe toda cresce em produtividade e, consequentemente, performance.

Automação

No caso da controladoria jurídica, responsável por dar suporte à área técnica jurídica e pela análise de resultados da prestação dos serviços, o workflow no escritório de advocacia é um grande aliado. É essa equipe que recebe as publicações. Com o workflow, a controladoria é automatizada e seu trabalho facilitado.

Neste sentido, também está a automação de rotinas, fluxos e procedimentos. O workflow define as responsabilidades de cada profissional. Uma pessoa sabe exatamente o que deve executar. Com essa “linha de produção”, o andamento das atividades se torna fluido. O tempo gasto em sua execução é menor, porque as tarefas repetitivas são automatizadas. O resultado? Melhor performance. 

Relatórios

Por fim, o workflow na advocacia permite que o gestor faça a extração de relatórios sobre a produtividade de suas equipes, bem como o cálculo de horas disponíveis das pessoas. Assim, consegue incluir e atribuir a elas novos trabalhos, aprimorando os resultados entregues pelos escritório de advocacia. No workflow da Preâmbulo, é possível a automação das tarefas do CPJ-3C. 

Considerando esses 4 fatores que aprimoram a performance, o resultado final do workflow na advocacia é a entrega ao cliente de produtos e serviços mais qualificados e em menos tempo. Em outras palavras, o público-alvo passa a ter uma experiência melhor e passa a considerar o negócio em um patamar competitivo no mercado.

Ter uma comunicação integrada no escritório

O uso do workflow no escritório de advocacia é fundamental para ter uma comunicação integrada. Sabe-se que as falhas de comunicação são um dos problemas que mais interferem no desempenho de um negócio. É, afinal, um gargalo em todo o fluxo de trabalho, porque o esforço de uma equipe esbarra na falta de integração.

No entanto, quando há uma padronização profissional dos procedimentos, há maior precisão e rapidez na comunicação entre as pessoas e as equipes de um escritório. A informação não se perde no fluxo, que está organizado. Existe previsibilidade do fluxo entre todos os envolvidos, porque se sabe que um procedimento é seguido.

Em outras palavras, a uniformização faz com que o gestor consiga identificar as tarefas dentro de um fluxo predeterminado. Com o conteúdo delimitado, a integração, o diálogo e a interação entre as pessoas que integram um mesmo processo ocorre sem dificuldades. É, assim, mais fácil e eficiente fazer a conferência das responsabilidades. 

Além disso, pensando adiante, qualquer profissional que seja inserido dentro de um fluxo organizado não terá dificuldades para trabalhar. Ou seja, o workflow no escritório de advocacia também simplifica o treinamento da equipe. 

Realizar o gerenciamento estratégico

O gerenciamento estratégico de um escritório de advocacia é uma de suas chaves de sucesso. E o ponto central desse gerenciamento é ter visibilidade das informações dos processos internos do negócio.

O gestor não pode perder tempo com micro gerenciamento. Ele deve focar em monitorar os indicadores para identificar oportunidades e problemas. Para isso, deve ter um workflow no escritório bem definido, pois ele será responsável pelo cumprimento dos processos com rapidez e precisão. Ou seja, o gerenciamento das tarefas, que é algo burocrático, é mais ágil. Com mais tempo para o gestor se dedicar às funções estratégicas, o negócio apresenta melhores resultados.

Dois exemplos que constam em um bom software jurídico, como o CPJ-3C, que retratam a função do gestor no gerenciamento estratégico são:

  • Dashboards: permite ao gestor monitorar toda a linha de produção;
  • Notificações de avisos das tarefas por e-mail.

São exemplos de rastreabilidade dos processos internos que permitem o aperfeiçoamento constante do gerenciamento. Com a visibilidade de tudo que ocorre no escritório, o gestor consegue detectar dados relevantes de estratégica do negócio (Business Intelligence), com métricas precisas.

Workflow no escritório de advocacia

Olhando superficialmente para o workflow no escritório de advocacia, você pode pensar que um software jurídico faz todo o trabalho que ele preconiza. No entanto, é preciso destacar que não adianta apenas que um sistema orquestre as tarefas. 

O workflow é o fluxo desde o recebimento da publicação até o cumprimento dos prazos e audiências. Ele integra advogados, supervisores, controladoria e correspondentes. Mas para a máquina funcionar, é preciso:

  • Fazer o raio-x do processo, desenhando as regras do negócio;
  • Envolver a equipe para que compreendam o valor da ferramenta, com transparência, organização e prioridades, de modo que entendam que ela não serve para atrapalhar ou controlá-los. 

O aprimoramento da gestão com o uso dessa tecnologia voltada para a automação de processos é possível. O workflow contribui para racionalizar e potencializar a gestão. Afinal, informações e ações evoluem e influenciam positivamente para o resultado final de forma organizada. E para que seja organizado, é fundamental ter regras do negócio.

São elas que “amarram” as etapas dos processos internos. Para tanto, é necessário entender cada etapa (raio-x do processo) inicialmente. Identifique as diversas atividades de determinado processo ou procedimento para gerenciar o workflow no escritório de advocacia. Defina os pontos de decisão, os responsáveis por esta decisão e seus requisitos, as opções e as possíveis consequências decorrentes dessa decisão.

Isso nada mais é do que explorar as duas dimensões do workflow: 

  • Horizontal: sequência cronológica ou de requisitos da tarefa. Abrange todas as áreas do escritório participantes do processo.
  • Vertical: estabelecimento de medidas de controle e de monitoramento de qualidade, fixadas especificamente sobre fases críticas do processo.

Implementar o workflow no escritório de advocacia pode ser o ponto de virada do seu negócio. Para isso, escolha um sistema que já conte com a ferramenta, mas que realmente faça a diferença na hora de mapear processos e envolver a equipe.