Workflow: organização e tecnologia na advocacia

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Perda de tempo, baixa produtividade, dificuldade de crescimento. Se o seu escritório de advocacia sofre com algum desses problemas, pode ser um indicativo da falta de automação, o que interfere negativamente na gestão dos processos internos. Felizmente, uma solução para tudo isso vem tomando conta do mercado jurídico: o workflow. Em suma, é organização e tecnologia na advocacia.

Essa nova solução promete auxiliar no fluxo das ações e das tarefas, trazendo produtividade, agilidade e eficiência para o escritório. Conheça!

Os problemas causados pela falta de automação

Existem profissionais em seu escritório de advocacia que se destinam a realizar tarefas repetitivas e burocráticas? Se sim, a ausência de automação está provocando perda de tempo e baixa produtividade.

A sua gestão de informação não está eficiente, uma vez que a perda de dados relevantes é constante? Se sim, a ausência de automação está interferindo na segurança de dados e na sua relação com o cliente.

Tudo isso causa grande desorganização na gestão do escritório, o que prejudica o crescimento. Para resolver qualquer um desses problemas, a solução é simples: workflow.

Workflow: organização e tecnologia na advocacia

Workflow é uma tecnologia voltada para a automação de processos, de forma a racionalizar e potencializar suas gestões por meio de organização e das ferramentas tecnológicas.

As atividades na advocacia sempre se constituem como procedimentos. É uma sequência ordenada de atos que o advogado realiza para entregar seu trabalho ao cliente. Isso acontece no escritório de advocacia ou no departamento jurídico.

Apesar de escritórios e departamentos se voltarem essencialmente para suas atividades-fim (representação processual, elaboração de conteúdos jurídicos, administração de riscos corporativos), há grande necessidade de organizar, com eficiência, qualidade e economia, toda a atividade.

E como fazer isso? Com workflow.

A interferência positiva do workflow no escritório de advocacia

Por definição, podemos dizer que workflow é um conjunto de regras de controle de informações e ações processuais do escritório de advocacia. Ele faz com que tais informações e ações evoluam para o resultado final de forma organizada, ou seja, durante o fluxo de trabalho, são transmitidas de um profissional para outro conforme as regras de procedimento.

Considerando que os principais problemas da gestão da advocacia se relacionam à perda de tempo e à desorganização na definição das atividades e na coordenação da equipe, o workflow contribui para uma gestão profissional.

Objetivos e vantagens do workflow na advocacia

O principal objetivo do workflow na advocacia é ordenar as informações e as ações processuais do escritório por meio de um conjunto de regras procedimentais. Entretanto, podemos listar alguns objetivos secundários, que são consequências do primeiro e que se configuram como vantagens do workflow:

  • Otimizar a colaboração entre profissionais da mesma equipe ou de núcleos diferentes;
  • Definir medidas de controle e monitoramento de qualidade;
  • Simplificar e agilizar a comunicação interna (dentro do escritório) e externa (clientes, fornecedores etc.);
  • Dividir de forma eficaz o trabalho;
  • Alertar a equipe sobre mudanças e eventos importantes do escritório;
  • Contribuir para o processo de tomada de decisão;
  • Definir requisitos, responsáveis, opções e possibilidades de consequência de uma decisão;
  • Rastrear e documentar cada atividade do fluxo de trabalho (rastreabilidade), o que permite o aperfeiçoamento constante e a detecção de dados relevantes para a estratégia do negócio (Business Intelligence).

 

Como se pode perceber, o workflow é uma forma de minimizar riscos, ineficiências e problemas na gestão dos processos de trabalho de um escritório de advocacia. Ao padronizar os procedimentos, ela gera precisão e eficiência no fluxo de tarefas.

Se você quer evitar os problemas com a falta de automação e acabar com a perda de tempo no seu escritório, deve adotar o workflow como carro-chefe na gestão jurídica.