Workflow: seu escritório tem fluxos bem definidos?

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Você já ouviu falar de workflow? Sabe qual a importância de ter fluxos de tarefas e ações bem definidas dentro dos escritórios de advocacia? Se nada disso lhe parece familiar, certamente a gestão jurídica não vem sendo realizada de forma competitiva e eficiente.

Workflow

O sonho de todo gestor de um escritório de advocacia é minimizar riscos, problemas e ineficiências na gestão dos processos de trabalho. Para isso, é preciso padronizar procedimentos, gerando precisão nos fluxos de tarefas. A ferramenta para profissionalizar esses pontos é o workflow.

O workflow é, por definição, um conjunto de regras de controle de informações e ações processuais do escritório de advocacia. É uma tecnologia voltada para a automação de processos que contribui para racionalizar e potencializar a gestão com ferramentas tecnológicas. Com ela, as informações e ações devem evoluir e contribuir para o resultado final organizadamente, conforme as regras de procedimento.

Em outras palavras, o workflow é capaz de resolver os principais problemas da gestão da advocacia que se relacionam com perda de tempo e desorganização ao definir as atividades e coordenar a equipe.

A importância dos fluxos de tarefas bem definidos

Em uma palavra, eficiência é a importância dos fluxos de tarefas bem definidos. Na advocacia, as atividades são procedimentos, uma sequência ordenada de atos até o momento em que o advogado entrega seu trabalho ao cliente. Qualquer erro em alguma etapa resultará em uma prestação de serviços inadequada.

Por isso, ainda que os escritórios e departamentos se preocupem essencialmente em realizar suas atividades-fim com excelência (representação processual, elaboração de conteúdos jurídicos, administração de riscos corporativos), de nada adiantará se não houver organização de todo o processo. Eficiência, qualidade e economia em toda a atividade é a chave de sucesso.

E o caminho para isso é ter fluxos de tarefas bem definidos. Eles diminuem a burocracia e aumentam a produtividade de todas as equipes. Esses fluxos atuam baseados em três frentes: estruturação das rotinas do escritório, padronização de dados e utilização de instrumentos de controle (ou uso de software jurídico)

Estruturação de rotinas do escritório

Todos os fluxos do escritório dependem de uma boa estruturação da rotina. Delegar tarefas, traçar estratégias administrativas, realizar o atendimento ao cliente, controlar processos e prazos são tarefas diárias que devem funcionar em conjunto, para que o tempo de todos seja melhor aproveitado, contribuindo para a produtividade.

Cada escritório ou departamento jurídico deve fazer isso conforme sua realidade, mas o importante é seguir essa estrutura à risca. O que será feito após o atendimento ao cliente? A contratação do profissional será cadastrada no sistema imediatamente ou somente após a primeira consulta?

A organização das rotinas é fundamental para que a sequência de atos seja automática, de forma a não prejudicar todo o procedimento.

Padronização de dados

Dados padronizados é sinônimo de organização e eficiência dos fluxos de tarefas de um escritório de advocacia. Todas as informações devem seguir um caminho, obedecidas suas especificidades. Separar processos por assunto, por número, por ordem alfabética da parte representada são apenas algumas possibilidade. É uma forma simples de facilitar o trabalho dos membros das equipes.

Um cliente que solicita informação de um advogado é melhor atendido quando o profissional tem visibilidade da informação. Além disso, a padronização combate a duplicidade. E isso é feito essencialmente por meio da automação, mais especificamente por um software jurídico.

Workflow e sistema jurídico

A estruturação de rotinas e a padronização dos dados são algumas das vertentes de fluxos de tarefas bem definidos. Mas a melhor forma para tudo isso é utilizar um instrumento de controle para as tarefas rotineiras, como um software jurídico. Processos, atendimentos, contatos, agenda, clientes, tudo é parte integrante desse sistema.

E o workflow, que é o responsável por automatizar os fluxos de tarefas e ações,  gerando transparência nas ações e aumentando a produtividade, pode estar integrado a um bom software jurídico, como o CPJ-3C. Com um programa como esse, o gestor tem mais controle dos procedimentos do escritório, evitando erros, atrasos e dificuldades durante a rotina.

Um escritório bem organizado garante que todas os procedimentos serão executados de forma eficiente. Com o workflow, é possível ter fluxos de trabalho bem definidos, que contribuem para uma rotina mais produtiva.

Você já conhece o workflow? Automatize seus fluxos e inicie uma gestão de alta performance!