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O risco é qualquer problema interno ou externo que pode afetar um negócio como um todo. A gestão de riscos na advocacia é, portanto, uma atuação preventiva destinada a evitar problemas e oferecer estabilidade ao escritório. O gestor identifica potenciais riscos e adota um comportamento proativo para que eles não se concretizem. O resultado é garantir a saúde administrativa e financeira do escritório, preservando também sua marca.
Por isso, sócios, gestores e a equipe devem estar preparados corretamente para lidar com diversas situações. Veja a importância da gestão de riscos na advocacia e algumas ferramentas que podem combater os principais problemas que o escritório enfrenta.
Importância da gestão de riscos na advocacia
A gestão de riscos na advocacia possui uma importância fundamental para o negócio: minimizar perdas e aumentar oportunidades. Seu principal objetivo é identificar possíveis problemas e estabelecer ações para evitá-los. Por meio das ações preventivas, o gestor consegue tornar o escritório mais saudável financeiramente, mantendo a competitividade.
É um trabalho mais estratégico que envolve 4 etapas:
- Análise de cenário: identificação de gargalos no fluxo de trabalho, verificação do histórico de problemas do escritório, avaliação de processos internos, dentre outras práticas.
- Mapeamento das possibilidades de riscos: identificação de riscos em potencial (que podem gerar problemas futuros) e de riscos reais (que ocasionarão problemas);
- Definição de ações preventivas: definição das ações para combater os riscos conforme o grau de prioridade;
- Acompanhamento: última etapa, voltada para garantir o resultado final.
Principais riscos que podem ser evitados em um escritório de advocacia
Fazer uma gestão de riscos na advocacia é trabalhar para eliminar os potenciais gargalos que afetam a atividade. Conheça quais são eles.
Baixa produtividade
Um escritório sem automação, que não utiliza tecnologia em sua gestão, perde tempo com atividades repetitivas. Ao invés de as equipes se engajarem com tarefas estratégicas, que podem interferir positivamente na lucratividade e na imagem do escritório, elas se destinam a funções secundárias. O resultado é a desmotivação e a baixa produtividade.
Existem tarefas essenciais à advocacia, como acompanhar andamentos processuais, elaborar peças baseadas em modelos jurídicos e fazer relatórios. Mas dedicar um advogado para isso é perda de tempo, já que a tecnologia poderia fazer isso. Sem contar que a probabilidade de erro é maior com a atuação humana. Tudo isso interfere na produtividade do escritório, um gargalo muito comum.
Má gestão do tempo
Muitos escritórios lidam com a perda de prazos em seu fluxo de trabalho. Nem sempre, esses prazos dizem respeito ao processo judicial do cliente, mas isso não quer dizer que o atraso não prejudica o escritório. Pelo contrário, quando um profissional trava todo o processo interno, a equipe inteira é prejudicada.
Isso ocorre bastante em negócios que não possuem workflow. Em geral, deriva da má distribuição de tarefas e da má gestão do tempo. Profissionais que não têm clareza de suas atribuições acabam se “enrolando” na rotina e não conseguem fazer tudo que é necessário naquele dia.
Insatisfação do cliente
Com baixa produtividade e má gestão do tempo, é muito difícil prestar um serviço de qualidade. O resultado de uma rotina desorganizada é a insatisfação dos clientes. O advogado não consegue atender seu público-alvo de forma satisfatória, porque está sempre correndo contra o tempo. E esse atendimento não diz respeito somente às reuniões presenciais, mas principalmente ao conteúdo das atividades realizadas, como audiências, petições etc. Com a qualidade baixa, a confiança fica estremecida.
Falta de cuidado com as finanças
A gestão financeira é a base da administração de um escritório. A gestão de riscos na advocacia deve, necessariamente, tomar um cuidado especial com este ponto. Sem ter ideia sobre o custo fixo do negócio, a margem de lucro das negociações ou a precificação dos serviços advocatícios, é bem provável que o escritório perca dinheiro.
Isso também é comum em escritórios que trabalham com métodos ultrapassados de gestão, como planilhas de Excel ou Google Sheets. À medida em que o escritório cresce, é bem difícil alimentar as planilhas. E a possibilidade de erro é enorme.
Ferramentas que facilitam a gestão de riscos na advocacia
Software Jurídico
O software jurídico é o maior aliado na gestão de riscos na advocacia, porque combate diretamente os principais problemas que os gestores enfrentam no escritório.
Essa ferramenta é responsável por automatizar boa parte da rotina do escritório. Isso contribui para um ambiente de trabalho organizado e mais produtivo, uma vez que os profissionais deixam à tecnologia o dever de realizar tarefas burocráticas. Atividades como acompanhamento de andamento processual e pesquisa de jurisprudência não precisam ser realizadas pelos advogados e estagiários.
Outro ponto que o software jurídico aborda é a organização do fluxo de trabalho (workflow). Por meio dele, o gestor do escritório consegue designar os profissionais para cada função e acompanhar o trabalho de suas equipes. Isso interfere positivamente na produtividade e, consequentemente, no lucro do negócio jurídico. Com a visão global do que acontece no escritório, é mais fácil ter controle na hora de realizar a gestão.
No tocante à gestão financeira, o software é capaz de alinhar receitas e despesas conforme os processos e os clientes. Ele realiza o fluxo de caixa, emite relatórios e possui ferramentas, como timesheet, para fazer o controle de horas dos profissionais, o que ajuda na hora de precificar os serviços. Com o controle eficiente de entrada e saída, as finanças ficam em dia.
Por fim, muitos softwares possuem funcionalidades voltadas ao cliente. Por meio delas, os gestores do escritório conseguem garantir o diferencial competitivo do negócio: bom relacionamento e fidelização de clientes. Um bom software jurídico permite o acompanhamento de todas as etapas do atendimento, desde a prospecção até a fidelização. Assim, é mais fácil fazer o follow up para manter a relação advogado-cliente sempre ativa.
Legal Analytics
Legal Analytics é um modelo movido a análises, baseada em inteligência artificial, que pode ser utilizado para elaborar estratégias processuais mais efetivas. A base de dados de um escritório de advocacia é uma mina de ouro. Quando bem analisada, pode indicar padrões significativos em litígios anteriores.
Por meio do Legal Analytics, o gestor identifica tendências, e, com base nelas, instrui seus advogados a traçarem uma linha de ação com maior chance de sucesso nos casos. Isso interfere positivamente na relação com o cliente e nas finanças.
Business Intelligence
Um bom software jurídico também possui o Business Intelligence, uma ferramenta de alto valor estratégico que contribui para a melhor tomada de decisão nos escritórios. Por este motivo, é uma solução fundamental na gestão de riscos na advocacia.
Por definição, Business Intelligence é um conjunto de processos que, baseados em coleta, organização e análise de dados, dá subsídio aos advogados para que enxerguem o retorno sobre os investimentos realizados. Em outras palavras, oferece ao gestor do escritório uma visão completa e personalizada do negócio, permitindo uma melhor gestão de riscos.
A gestão de riscos na advocacia é fundamental para garantir competitividade ao escritório. Por meio de ferramentas inteligentes, como software jurídico, ela se torna mais eficiente. Que tal conhecer o CPJ-3C e ver como ele pode ajudá-lo nisso?
